He descubierto que una de las principales razones para que muchas personas no hayan tenido mucho éxito a la hora de organizarse se debe, simplemente, a que han intentado hacer los cinco pasos a la vez. Verás que es muy útil, cuando no esencial, separar estas fases a medida que avanza el día. En mi trabajo, hay veces que solo quiero recopilar los asuntos pendientes y, por el momento, no decidir qué hacer con ellos; en otras ocasiones, puede que únicamente desee procesar las notas tomadas en una reunión; o quizá acabe de regresar de un viaje largo y necesite distribuir y organizar lo que he traído en mi cartera. Y, como es evidente, la mayor parte del tiempo lo invierto simplemente en hacer algo que sé que tengo que hacer.

      Los recientes descubrimientos en el campo de la ciencia cognitiva llegan a la conclusión de que cuando utilizas tu memoria como sistema de organización (como sigue haciendo la mayoría de la gente), tu mente acaba abrumada y se vuelve incompetente, porque le estás exigiendo que realice un trabajo intenso para el que no está debidamente equipada. La mente es fantástica para tener ideas creativas sobre lo que tiene justo delante y ha de evaluar, pero es un desastre para recordar. Por ejemplo, puedes echarle un vistazo al calendario de hoy y al cabo de unos segundos tener una idea coherente del día que te espera. Pero lo pasarías fatal si intentaras recordar todo lo que tienes que hacer en los próximos catorce días recurriendo exclusivamente a la memoria.