Procesos de gestión de departamentos del área de alojamiento. HOTA0308. Verónica Atienza Sobrino
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de control. Durante el desarrollo del presupuesto, deben ser aplicados por la dirección dispositivos de control a través de los cuales se verifica si se está cumpliendo lo establecido. Estos dispositivos de control deben ser acometidos tanto por la dirección como por los responsables de cada área o departamento.En ella se trata de examinar y cotejar de forma sistemática lo que se ha previsto y lo que realmente ha acaecido.
Nota
La empresa podrá lograr con mayor garantía sus objetivos si de forma continua se observa su grado de cumplimiento, tomando medidas correctivas cuando se dan desviaciones.
4.1. Análisis de las desviaciones
Se entiende por desviación la diferencia entre lo acontecido y lo previsto, y puede ser positiva o negativa. Es negativa cuando lo previsto es menor que lo real y positiva, cuando lo previsto es mayor que lo real. No obstante, el signo de la desviación no es indicativo de ser bueno o malo para la empresa en sí mismo.
Ejemplo
Si tenemos previstas unas ventas de un millón de euros y hemos alcanzado un millón cien mil euros, hemos ingresado mayor cantidad de dinero, pero seguramente, al no prever con precisión, nuestra plantilla puede haber estado escasa con la consiguiente mala atención, o no habremos realizado las oportunas inversiones en equipamiento, etc.
Ante cualquier desviación se deben tener los reflejos e instrumentos necesarios para responder y realizar las oportunas correcciones.
El intervalo entre dos observaciones no debe ser tan largo que no permita tomar a tiempo las oportunas medidas correctoras, ni tan corto que el sistema atienda a desviaciones no significativas y resulte innecesariamente costoso.
Además, demasiada información puede tener un efecto desmotivador, por lo que se deben incorporar solo las desviaciones que se consideren relevantes.
Lo importante de las desviaciones es el análisis de sus causas. Se debe preguntar el porqué de esta desviación y a costa de qué factores.
Calculamos al menos 3 tipos de desviaciones:
1 Desviaciones de ventas.
Ingresos previstos-Ingresos reales = +- Desviaciones en ventas
1 En cantidad: vender cantidades diferentes a las previstas.
(Qp-Qr) x Pp
1 En precio: vender a precios diferentes de los previstos.
(Pp-Pr) x Qr
b. Desviaciones en coste de ventas.
Gastos previstos-Gastos reales = +- Desviaciones en costes de ventas
1 En cantidad: cuando se utilizan más o menos costes de ventas (materias primas).
(Qp-Qr) x Pp
1 En precio: cuando se compran materias primas a un precio diferente al previsto.
(Pp-Pr) x Qr
c. Desviaciones en otros costes.
5. Diferenciación y elaboración de tipos de presupuestos más característicos para las áreas de alojamiento
Gastos reales - Gastos previstos
Las empresas y las áreas de alojamiento suelen elaborar los siguientes presupuestos:
1 Presupuesto de capital: es decir, aquel que reúne todo lo referente a operaciones a largo plazo. Son presupuestos de capital:El presupuesto de inversiones.El presupuesto de financiación.
2 Presupuesto de explotación: en el que se incluyen las operaciones a corto plazo. Son presupuestos de explotación:Presupuesto de ingresos.Presupuesto de gastos.Presupuesto de tesorería.Presupuesto de mano de obra, tiempo, material, etc.
A continuación explicaremos cada uno de estos presupuestos de forma detallada:
5.1. Presupuesto de capital
Se refiere a los gastos de capital en maquinaria, equipamiento, instalaciones, etc., siendo unos a corto plazo y otros a largo plazo; pero todos ellos suponen incluir inversiones en la empresa que no se pueden cambiar cada día y, por tanto, gastar fondos de la empresa, por lo que requieren de un tratamiento siempre muy meticuloso.
Para ello, se debe armonizar, por un lado, las inversiones y las necesidades financieras a largo plazo, para el mantenimiento y la expansión de la empresa, y por otro, los capitales permanentes que nos aseguran la financiación a largo plazo. Es decir, se ha de tener en cuenta:
1 La inversión en sí.
2 La financiación.
3 El riesgo.
4 La evolución de los beneficios futuros.
Y se realizará siguiendo tres pasos:
1 Estudio de en qué invertir: a través de estudios de la demanda y de la oferta (estudio de necesidades).
2 Presupuesto de inversiones: en él se determinan los proyectos de inversión, que pueden ser:De expansión: para aumentar la capacidad productiva.De renovación: para mantener la capacidad productiva.De modernización: para mejorar la capacidad productiva.
3 Presupuesto de necesidades de financiación: donde se recogen las necesidades financieras para ejecutar los presupuestos, es decir, la capacidad que tiene la empresa tanto de captar como generar recursos externos e internos (autofinanciación), e igualmente, la cuantificación de los mismos.
Es importante saber en qué se va a invertir.
Ejemplo
La dirección de un hotel decide realizar una inversión en detectores de presencia para el encendido de luces en los pasillos para disminuir el consumo en electricidad, mejorar la imagen, etc. En este caso, se deberá determinar la inversión temporalizándola y, posteriormente, estudiar si se tiene autocapacidad de financiación o si se precisa de financiación externa, determinando igualmente, su cuantificación en los mismos períodos.
5.2. Presupuesto de explotación
Presupuesto de ingresos o presupuesto de ventas
Es el presupuesto esencial dentro de la empresa, en el que se apoyan los otros, ya que del volumen de ventas de productos o servicios esperados calculamos los gastos en que se incidirán, y por lo tanto, el margen de otras operaciones, la necesidad de tesorería y de inversiones.
Básicamente prevé los ingresos mediante la evaluación de la cantidad de venta de los distintos productos o servicios, y el precio de venta de cada uno de ellos. Con estos, se calcula el total de ingresos expresados en unidades monetarias.
Dentro de las empresas de alojamiento se tienen en cuenta los siguientes factores:
1 Número de alojamientos contratados o reservados.
2 Cantidad de camas disponibles en el hotel.
3 Períodos de actividad, días, meses, años.
4 Total de estancias al 100 % de ocupación.
5 Total