Compliance. Markus Böttcher
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dieser Pflichten sind zum Zweck der Beweissicherung schriftlich festzuhalten.
6. Whistleblower-Hotlines
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Eine Whistleblower-Hotline ermöglicht einem Mitarbeiter in einem Unternehmen über eine Telefon- oder webbasierte Hotline Missstände und Malversationen im Unternehmen unmittelbar der Geschäftsleitung bekannt zu geben. Da diese Meldungen im Normalfall personenbezogene Daten betreffen, ist die Zulässigkeit der Ermittlung, Sammlung und Verarbeitung von Whistleblower-Daten nach dem DSG 2000 zu beurteilen. Whistleblower-Hotlines sind daher genehmigungspflichtig. Bisher hat die Datenschutzbehörde einige Whistleblowing-Systeme genehmigt. In einer ersten wichtigen (Einzelfall-)Entscheidung[7] hat die Datenschutzbehörde auf Antrag eines Unternehmens folgende Auflagen für unternehmensinterne Whistleblowing Verfahren festgelegt:
| a) | Das Unternehmen lässt anonyme Meldungen zwar zu, fördert sie aber nicht, sondern sichert vielmehr den Meldern volle Vertraulichkeit hinsichtlich ihrer Identität zu, wenn sie diese angeben. |
| b) | Die mit der Bearbeitung von Meldungen betrauten Stellen sind von den anderen Konzernstellen strikt getrennt und haben nur Personen als Mitarbeiter, die besonders geschult und ausdrücklich für die Vertraulichkeit der gemeldeten Daten verantwortlich sind. |
| c) | Die Beschuldigten haben grundsätzlich Zugang zu Anschuldigungen. |
| d) | Die Identität des Meldenden wird nur dann offengelegt, wenn sich nachträglich herausstellt, dass die Anschuldigung bewusst falsch erhoben wurde. |
7. Datengeheimnis
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Auftraggeber und Dienstleister – einschließlich ihrer Mitarbeiter – sind zur Geheimhaltung von Daten, die ihnen auf Grund ihrer berufsmäßigen Beschäftigung bekannt geworden sind, verpflichtet (Datengeheimnis, § 15 DSG 2000).
8. Publizität der Datenanwendungen
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Wenn ein Auftraggeber personenbezogene Daten automatisiert oder in manuellen Dateien verarbeitet (z.B. Personalverwaltung, Kundenverkehr), so ist er grundsätzlich verpflichtet, bei der Datenschutzbehörde vor Aufnahme einer Datenverarbeitung eine Meldung zum Zweck der Registrierung im Datenverarbeitungsregister einzubringen, sofern nicht ausnahmsweise eine Meldepflicht entfällt (Standardanwendungen). Diese Meldung an das Datenverarbeitungsregister hat seit 1.9.2012 online zu erfolgen. Allgemeine Informationen und öffentlich zugängliche Registerdaten können somit seit 1.9.2012 öffentlich eingesehen werden.
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Datenanwendungen, die sensible Daten oder strafrechtlich relevante Daten enthalten oder die die Auskunftserteilung über die Kreditwürdigkeit des Betroffenen zum Zweck haben, oder die in Form eines „Informationsverbundsystems“ durchgeführt werden sollen, dürfen erst nach ihrer Prüfung durch die Datenschutzbehörde aufgenommen werden. Manuelle Dateien sind nur dann meldepflichtig, wenn ihr Inhalt der Vorabkontrolle unterliegt.
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Mit der Standard- und Musterverordnung 2004[8] wurde eine Vereinfachung der Meldungen geschaffen. Demnach wird zwischen Standardanwendungen, die meldefrei sind, und Musteranwendungen, die einer vereinfachten Meldepflicht unterliegen, differenziert. Unter Standardanwendungen sind „bestimmte Typen von Datenanwendungen und Übermittlungen“ zu verstehen, „die von einer großen Zahl von Auftraggebern in gleichartiger Weise vorgenommen werden, wobei angesichts des Verwendungszwecks und der verarbeiteten Datenarten die Gefährdung schutzwürdiger Geheimhaltungsinteressen der Betroffenen unwahrscheinlich ist“. Als solche Standardanwendungen werden z.B. Personalverwaltungen, Melderegister, die Kfz-Zulassung durch Behörden oder auch die Patientenverwaltung und Honorarabrechnung normiert. Als „Musteranwendungen“ wurden die Personentransport- und Hotelreservierung, Zutrittskontrollsysteme und die Kfz-Zulassung durch beliehene Unternehmen normiert.
9. Informations- und Offenlegungspflicht des Auftraggebers
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§ 24 DSG 2000 normierte eine grundsätzliche Informationspflicht des Auftraggebers: Der Auftraggeber einer Datenanwendung hat aus Anlass der Ermittlung von Daten die Betroffenen in geeigneter Weise über den Zweck der Datenanwendung, für die die Daten ermittelt werden und über Namen und Adresse des Auftraggebers zu informieren, sofern diese Informationen dem Betroffenen nach den Umständen des Falles nicht bereits vorliegen. Gem. § 23 DSG 2000 haben Auftraggeber einer Standardanwendung jedermann auf Antrag mitzuteilen, welche Standardanwendungen sie tatsächlich vornehmen. Damit soll eine gewisse Kompensation dafür geschaffen werden, dass die Standardanwendungen auf Grund deren Meldefreiheit nicht im Datenverarbeitungsregister einsichtig sind.
10. Datensicherungsmaßnahmen
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Gemäß § 14 DSG 2000 müssen zur Sicherstellung der Datensicherheit Maßnahmen getroffen werden, die geeignet sind, den Schutz der Daten vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung und vor Verlust sowie vor Verhinderung eines Zugriffs auf die Daten durch Unbefugte zu gewährleisten. Die Maßnahmen müssen nach der Art der verwendeten Daten und nach dem Umfang und Zweck der Verwendung sowie unter Bedachtnahme auf den Stand der technischen Möglichkeiten und die wirtschaftliche Vertretbarkeit angemessen sein. Daher sind entsprechend dieser gesetzlichen Anforderung technische, organisatorische und personelle Datensicherungsmaßnahmen zu treffen.[9] Die folgenden Maßnahmen sind von Gesetzes wegen zu beachten:
| – | die Aufgabenverteilung bei der Datenverwendung ist zwischen den Organisationseinheiten und zwischen den Mitarbeitern ausdrücklich festzulegen, |
| – | die Verwendung von Daten ist an das Vorliegen gültiger Aufträge der anordnungsbefugten Organisationseinheiten und Mitarbeiter zu binden, |
| – | jeder Mitarbeiter ist über seine nach dem DSG 2000 und nach innerorganisatorischen Datenschutzvorschriften einschließlich der Datensicherheitsvorschriften bestehenden Pflichten zu belehren, |
| – | die Zutrittsberechtigung zu den Räumlichkeiten des Auftraggebers oder Dienstleisters ist zu regeln, |
| – | die Zugriffsberechtigung auf Daten und Programme und der Schutz der Datenträger vor der Einsicht und der Verwendung durch Unbefugte ist zu regeln, |
| – | die Berechtigung zum Betrieb der Datenverarbeitungsgeräte ist festzulegen und jedes Gerät ist durch Vorkehrungen bei den eingesetzten Maschinen oder Programmen gegen die unbefugte Inbetriebnahme abzusichern, |
| – | es ist ein Protokoll zu führen, damit tatsächlich durchgeführte Verwendungsvorgänge, wie insbesondere Änderungen, Abfragen und Übermittlungen, im Hinblick auf ihre Zulässigkeit im notwendigen Ausmaß nachvollzogen werden können, |
| – | eine Dokumentation über die nach Z 1 – 7 getroffenen Maßnahmen ist zu führen, um die Kontrolle und Beweissicherung zu erleichtern. |
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Diese Maßnahmen müssen unter Berücksichtigung des Standes der Technik und der bei der Durchführung erwachsenden