Кадровый документооборот. Виталий Викторович Семенихин
Читать онлайн книгу.
и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Кроме общих требований к реквизитам документов, описанных выше, существуют также требования к бланкам документов. Большинство организационно-распорядительных документов: протоколы, приказы, положения, инструкции, письма, справки, и так далее – должны создаваться на бланках документов. На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записка, отзывы и доклады.
ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов – А4 (210× 297 мм) и А5 (148× 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к ГОСТ Р 6.30-2003. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.
Реквизит 01 (Государственный герб Российской Федерации), а также 02 (герб субъекта Российской Федерации) и 03 (эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) располагают над серединой реквизита 08 (наименование организации).
Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ограничительные отметки для реквизитов дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа и дату в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
– центрированным (начало, и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
– флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают