Hilfe! Meeting! Effiziente Besprechungen & Konferenzen. Simone Janson
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dieser Spruch ist immer derselbe, genauso wie das kalkulierte Lachen aller).
Die Tagesordnungspunkte werden durchgeackert
Der Verkaufsleiter präsentiert die Verkaufszahlen der vergangenen Woche. Diese sehen seit längerer Zeit mies aus. Seine Stimme war schon mit mehr Selbstbewusstsein getränkt. „Warum habt ihr nicht mehr Gas gegeben?“ fragt der Chef. Der Verkaufsleiter: „Die Marktsituation ist ausserordentlich. Die Mitbewerber produzieren unterdessen fast ausschliesslich in China und haben bessere Preise“.
Der Produktionsleiter rutscht unruhig auf seinem Stuhl hin und her: „Wir arbeiten bereits mit den Kosten am unteren Limit. Ich kann nicht akzeptieren, dass wir an den schlechten Verkaufszahlen schuld sind“. Der Chef greift ein und unterbindet die Schuldzuweisungen mit den Worten: „Man müsste halt schauen, wo wir Optimierungsmöglichkeit haben, damit wir kostenmäßig wieder etwas konkurrenzfähiger werden.“ Alle nicken nonverbal und mit gemurmeltem „genau“ richtig“. Der Chef hat es wieder einmal auf den Punkt gebracht. Hannes protokolliert fleißig bis ihn der Ausdruck „man müsste halt…“ stocken lässt. In seinem Protokoll fehlt nun wer was bis wann macht. Vielleicht ist auch diese Äußerung nur eine Absichtserklärung.
Die zweite Halbzeit beginnt
Bereits ist man mit den Tagesordnungspunkten in Verzug. Der Chef schlägt vor, ausnahmsweise auf die Kaffeepause zu verzichten. „Kein Problem“ hallt es aus der Runde.
Der HR-Leiter gibt zu bedenken, dass man vielleicht eine ganztägige Sitzung planen könnte, um den Berg unerledigter Aufgaben abzubauen. „Gute Idee“, ist das Echo, der Chef präzisiert: „Das sollten wir angehen“. Hannes schreibt mit und überlegt sich „Absichtserklärung oder Ziel?“
Absichtserklärungen
In zügigem Stakkato takten sich die Geschäftsleitungsmitglieder durch die Geschäfte. Hannes beobachtet, wie einige offiziell am Tablet mitschreiben. Bei der Rückkehr in sein Büro wird er eMails von seinen Kollegen aus der Geschäftsleitung erhalten, die sie am Vormittag schrieben. Das lässt sich gut getarnt erledigen.
Den Streber markieren, aber eMails schreiben. Noch ein paar Mal erwischt sich Hannes beim Gedanken „Absichtserklärung“. Er macht sich einen Sport daraus, Wendungen wie „man sollte“ oder „man müsste“ in einer persönlichen Statistik zu zählen. 7 Mal ‚man müsste‘ und 1 Mal ‚man sollte‘. Ach…immerhin „7:1″….war das ein Fussball-WM-Sommer in Brasilien…
Nach vier Stunden geschäftigem Sitzen kommt der Chef zum Schluss. „Ich hoffe, dass Ihnen die Nachspielzeit nicht geschadet hat“. Auch immer der gleiche Spruch, aber seit dem WM-Titel der Fussballer erhält er wenigstens einen positiven Nachgeschmack. Es ist 12.30 Uhr und der Chef verabschiedet sich mit dem üblichen Abgang: „Ich möchte mich herzlich bei Ihnen bedanken“. Es wäre somit die letzte Absichtserklärung des Vormittags gewesen….
Meetings richtig gut durchführen: 10 Tipps zur optimalen Besprechung
// Von Simone Janson
Meetings gelten als öde, nervtötend und Zeitverschwendung. „Mal wieder Stunden in sinnlosen Meetings vergeudet und die eigentliche Arbeit bleibt liegen“ – so denken viele. Aber Meetings lassen sich auch effizient für die Karriere nutzen.
Meetings: Besser organisieren statt abschaffen
Einige Firmen und Manager verkünden stolz, die Anzahl ihrer Meetings auf eines in der Woche reduziert zu haben – eine Maßnahme, die auch viele Manager und Coaches dringend empfehlen. Doch es geht auch anderes: Nämlich, indem man Meetings richtig organisiert.
Eine schon etwas ältere Studie der Unternehmensberatung Proudfoot Consulting zeigt, warum das so ist. Demnach sind von 150 Meetings in 50 Unternehmen nicht einmal ein Drittel (27 %) richtig vorbereitet.
Wie sieht optimale Vorbereitung aus?
Oft wurde nicht einmal eine Tagesordnung erstellt und den Teilnehmern vorab zugeleitet. Nur 12 % der Meetings endeten mit einer klaren Festlegung der nächsten Schritte. Auch die Nachbereitung lies zu wünschen übrig: In 73 % aller Fälle wurde die Zuständigkeit für definierte Maßnahmen nicht klar festgelegt bzw. keine Deadlines vereinbart.
Doch wie sieht die optimale Vorbereitung eines Meetings aus? Jedenfalls nicht nach dem Motto „Der Chef hat zum Meeting geladen, keine Ahnung um was es geht, aber man muss ja hin – wird schon vorbei gehen!“ Besser ist es, sich gezielt auf das Thema vorzubereiten. Wenn der Inhalt nicht klar ist, dann einfach mal nachfragen – das macht in der Regel einen guten Eindruck. Dann sollte man sich klar machen, was man von einem Meeting erwartet und welche Position man selbst vertritt. Dazu sollte man im besten Fall eine kleine Präsentation vorbereiten.
Auch Chefs müssen sich vorbereiten
Doch auch der Chef, der das Meeting anberaumt, sollte sich vorbereiten. Zunächst sollte man sich nämlich fragen, ob ein Meeting wirklich unumgänglich ist. Oder gibt es eventuell andere Wege (zum Beispiel per eMail-Abstimmung), um das Problem zu lösen? Die Frage der Güte lautet hier stets: Rechtfertigen die anstehenden Fragen, Themen oder Aufgaben den Aufwand für eine Besprechung?
Wurde diese Frage mit ja beantwortet, geht es darum, Thema Termin, Teilnehmerkreis und Tagesordnung festzulegen. Sinnvollerweise sollten nur die Personen eingeladen werden, die für das Thema wirklich wichtig beziehungsweise notwendig sind. Doch nicht nur inhaltliche Vorbereitung ist wichtig.
Die optimale Arbeitsatmosphäre zählt
Auch auf die optimale Arbeitsatmosphäre kommt es an: Reservieren Sie rechtzeitig einen geeigneten Raum. Wählen Sie einen hellen, ausreichend großen Raum. Man rechnet etwa 3 bis 5 Quadratmeter pro Teilnehmer plus gegebenenfalls Platz für technische Geräte sowie Getränke und Verpflegung Organisieren und testen Sie die technische Ausstattung (Beamer, Flip-Chart, Mikrofon).
Dazu kommen Getränke, Pausenverpflegung, die richtige Sitzordnung, Namensschilder, Schreibmaterial und ein strukturierter Ablauf – alles Kleinigkeiten, die aber für den Erfolg des Meetings Essenziell sind.
10 Tipps zur Organisation eines optimalen Meetings
Um ein gutes Meeting zu organisieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen.
1 Was ist das Thema? Ist das Thema des Meetings, um was geht es?
2 Welche ist die Fragestellung bzw. das Problem? Was genau soll besprochen werden?
3 Wie sieht die Tagesordnung aus? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Idee zu Verfügung?
4 Das Ziel des Meetings? Was ist das Ziel des Meetings, was soll dabei herauskommen? Werden Ideen, Ergebnisse oder ähnliches nur präsentiert oder sollen Entscheidungen gefällt und Lösungen gesucht werden?
5 Wer moderiert das Meeting? Gibt es einen Moderator? Wer moderiert das Meeting?
6 Wer sind die Teilnehmer? Wie viele Personen nehmen teil? Wer nimmt teil? Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen?
7 Warum nehmen die Leute teil? Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Ist der Termin passend – für Sie selbst und andere Teilnehmer?
8 Beginn und Ende des Meetings: Wann genau beginnt das Meeting? Wann endet es? Wie viele Pausen sollen stattfinden? (Wichtig: ein fester Zeitrahmen.
9 Der Meetingraum: Wo findet die Besprechung statt? Wie ist der Raum ausgestattet (Licht, Temperatur, Tische, Bestuhlung, Verpflegung usw.)
10 Die technische Ausstattung: Wie sieht die