Rush Hour. Mach keinen Stress nur eins nach dem anderen. Simone Janson
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um zum inneren Gleichgewicht zu finden.
Und genau diese Regel können Sie auch auf Ihr Ablagesystem anwenden. “Uff, wo ist nur…” – kennen Sie das? Wenn Sie auch zu denen gehören, die in verschiedenen Ablagesystemen immer wieder Sachen suchen, dann organisieren Sie Ihre Ablage doch wie die Kessler-Zwillinge.
Bekannt für absolute Sychronität
Für all jene unter meinen Lesern, die Schlaghosen und Wählscheibentelefone nicht mehr kennen, kurz zu Erläuterung: Die 1936 geborenen Zwillingsschwestern Alice und Ellen Kessler waren zwischen den 1950ern und 70ern sehr bekannte Revuetänzerinnen, die nicht nur in Deutschland, sondern sogar in Amerika große Erfolge feierten.
Ihr Markenzeichen waren ein brillant-synchroner Tanzstil und ihre frappierende Ähnlichkeit. Fremde konnten sie nur schwer auseinanderhalten – sie glichen einander wie ein Ei dem anderen. Und genauso sollte es auch bei der Struktur Ihres Ablagesystems sein.
3 verschiedene Ablagesysteme
Die meisten Büroarbeiter müssen mit mindestens drei verschiedenen Ablagesystemen arbeiten:
1 der klassischen Papierablage, also Hängemappen, Ordner, Stehsammler…
2 der Ordner-Struktur in ihrem eMail-Programm (wie Outlook oder Lotus Notes) sowie
3 den Verzeichnissen auf ihrem PC.
Wer suchet, der findet… oder?
Da gibt es nun beispielsweise einen Vertragsentwurf, der mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wurde und auf der Festplatte schlummert.
Die zugehörige interne und externe eMail-Korrespondenz lagert in Outlook und der unterschriebene Papiervertrag in einem Ordner. Wenn nun zu diesem Vertrag Fragen auftreten, muss man alle drei Quellen anzapfen, um die nötigen Informationen zu erhalten.
Wie man sich besser organisieren kann
Leicht tut sich da derjenige, der ein einheitliches Ablagesystem verwendet. Lange suchen muss hingegen derjenige, der den physischen Vertrag im Ordner “Kunden G – L” verstaut hat, die eMails im Verzeichnis “Verträge” aufbewahrt und die digitalen Entwürfe unter “Verschiedenes” abgelegt hat.
Deshalb meine Empfehlung: Verwenden Sie für alle Ablagesysteme eine identische Struktur beziehungsweise Gliederung.
Ziele erreichen vs. Achtsamkeit & Selbstliebe: 7 Vorsätze, die Sie vergessen sollten
// Von Simone Janson
Wie wird man produktiver und erreicht seine Ziele? Manche guten Vorsätze können nämlich schlicht falsch sein, wenn sie nicht passen. 7 typische Vorsätze, die Sie zumindest nochmals überdenken sollten.
Ziele oder Selbstliebe?
Bücher und Texte zum Thema “Don’t give a Fuck” scheinen voll im Trend zu liegen, Selbstliebe ist “In”. Dazu gehört auch, einfach mal 5 gerade sein zu lassen und nicht jedem scheinbar erstrebenswerten Ziel hinterher zu hechten.
Denn wichtig ist zu trennen, ob man diese und jene Ziele wirklich selbst verfolgen will, ob die gewählten Ziele wirklich den eigenen Wertvorstellungen entsprechen oder nur durch andere ausgelöst wurden.
7 Vorsätze, die Sie nochmals überdenken sollten
Dieser Gedanke hat mich zu dieser ungewöhnlichen Vorsatz-Liste inspiriert, die dazu anregen soll, die eigenen Ziele nochmals zu überdenken.
1. Ein Morgenmensch werden:
Vor einiger Zeit habe ich in Vancouver den Unternehmer Eric Pateman interviewt. Er sagt, er arbeite am produktivsten, wenn er um 3 Uhr morgens aufsteht. Immer wieder lese ich von Menschen, die in den frühen Morgenstunden, etwa zwischen 5 und 6 Uhr, und die am besten arbeiten. Das alles könnte einen nun zu dem Vorsatz verleiten, früher aufstehen zu wollen.
Tipp: Tun Sie das nicht, wenn Sie kein Morgenmensch sind und Ihr Biorhythmus Sie nicht ohnehin schon morgens um 6 aus dem Bett treibt. Wozu sich quälen, wenn Sie erst etwas später am Tag produktiv werden. Mir geht es übrigens umgekehrt: Ich bin häufig schon um 6 Uhr aktiv, fände es aber besser, wieder einen etwas anderen Rhythmus zu haben.
2. Ihre Schwächen besiegen:
Jeder hat Schwächen. Die einen mögen Schokolade, die anderen kommen zu spät. Menschen sind nicht perfekt und das macht sie liebenswert. Natürlich ist es positiv, an seinen Schwächen zu arbeiten. Aber die Frage ist: Wie effektiv ist es wirklich, Zeit für eine Sache aufzuwenden, in der man nicht gut ist, um darin ein klein wenig besser zu werden?
Tipp: Arbeiten Sie an Ihren Stärken, an den Sachen die Ihnen liegen und die Sie schon gut können. Denn auf diesen Gebieten haben Sie die Möglichkeit, wirklich Top-Leistungen zu bringen.
3. Ordentlich werden:
Marie Kendo ist Trend, Organisieren, Entrümpeln und Aufräumen sind in der aktuellen Diskussion wichtige Themen. Alles notwendige Themen, ohne Frage. Und doch suggerieren diese Tipps auch eines: Man ist unglücklich, wenn man unordentlich ist. Dabei plädiere ich nicht dafür, im Chaos zu versinken. Es bringt aber nichts, Dir vorzunehmen, stets die Wohnung top aufzuräumen, wenn Du eigentlich eher zur Unordnung neigst und es dann doch nicht machst.
Tipp: Heuern Sie lieber eine Putzfrau an, die das für Sie erledigt, dann haben Sie Zeit für Dinge, die Sie besser können.
4. Viele neue Projekte starten:
Ideen haben, produktiv und kreativ sein ist zweifellos toll und wichtig. Was aber passiert, wenn wir uns zu viel vornehmen? Ganz einfach: Wir überfordern uns! Denn Multitasking gibt es nicht. Überforderung ist bei den vielen Optionen, die wir im Alltag zur Auswahl haben, auch schnell passiert, nicht nur weil wir uns zwischen Karriere- und Familienplanung aufreiben. Die Überforderung beginnt oft schon im Kleinen, z.B. weil Chefs und Kollegen Anforderungen an uns stellen und wir Angst haben, nein zu sagen.
Tipp: Überlegen Sie genau, welches Ihre Ziele im Leben sind. Lassen Sie sich dabei nicht reinreden. Und dann hören Sie auf, sich zwischen Anforderungen von außen und Ihren Ideen zu verzetteln, sondern fokussieren Sie sich auf Ihre Ziele.
5. Die Kontrolle behalten:
Wir leben in einer unsicheren Welt, haben Angst vor Jobverlust, der Globalisierung, Terrorismus oder anderen unvorhersehbaren Dingen. Verständlich. Leider reagieren viele Menschen auf diese persönliche Unsicherheit, indem sie versuchen, ihr Leben so genau wie möglich zu planen und zu kontrollieren. Das aber klappt in vielen Fällen nicht, denn wie heißt es so schön: Prognosen gehen in die Hose.
Tipp: Loslassen, im Jetzt und Hier leben und nicht versuchen, alle Unwägbarkeiten von vornherein abzusehen und kontrollieren zu wollen.
6. Probleme weglachen:
Positiv denken ist auch ein häufig gehörter Tipp. Natürlich, das gilt noch immer. Allerdings ist damit nicht gemeint, dass man seinen kritischen Verstand “wegpositiviert” und zu allem Ja und Amen sagt. Auch wenn positives Denken und Lachen uns tendenziell produktiver machen, bringt es nichts, Probleme und Konflikte regelrecht wegzulachen, statt sich mit ihnen auseinanderzusetzen.
Tipp: Konflikte und Probleme aktiv angehen, wenn eine Verbesserung möglich ist. Sich mit einer Situation zufrieden geben, wenn das nicht geht. Und lernen, den Unterschied zu erkennen.
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