Как 1% усилий помогает сделать 99% работы. Коно Эйтаро
Читать онлайн книгу.
один и тот же доклад у кого-то идет гладко, а вас атакуют вопросами? Зачастую причина кроется в вашем неумелом рассказе. Плохо построенный доклад также создает впечатление о неуверенности рассказчика и вселяет неуверенность в слушателя. Эта неуверенность выливается во множество вопросов по мелочам и придирки, не имеющие никакого отношения к содержанию доклада. Таким образом, вы не только не достигаете цели доклада, но и можете потерять доверие коллег.
Существуют две техники, позволяющие говорить более гладко и связно.
Рассказывайте в порядке лес → дерево → ветви
(лес – общая информация о докладе, дерево – основные моменты доклада, ветви – подробные пояснения)
Нужно начинать не с того, о чем вы хотите рассказать, то есть не с ветвей, а с общей информации (лесе), чтобы слушатели поняли направление доклада, затем перейти к основным моментам (деревьям) и лишь после к подробностям (ветвям). Если рассказывать в таком порядке, вы удивитесь, как гладко пойдет ваш доклад (информирование, консультация).
Заранее определите слова-вступления и связки для перехода от одной части к другой
Связки для перехода от одной части к другой – это слова для перехода от леса к деревьям и от деревьев к ветвям. «Тем не менее» «в частности» или другие слова-связки нужно определить заранее, чтобы речь разворачивалась гладко и чтобы, даже стоя перед руководителями или клиентами, вы могли выполнить хорэнсо без лишнего волнения, логично и связно.
Можно подумать, что это мелочи, но такие мелочи, накладываясь друг на друга, создают общее впечатление о вас.
При хорэнсо вам могут задавать вопросы. Например, как бы вы ответили на вопрос: «Вам удалось договориться о встрече с А.?» Рискну предположить, что часто люди отвечают: «Насколько я знаю, он в командировке», то есть начинают с причин или обстоятельств, а не отвечают на вопрос напрямую. В худшем случае можно зайти совсем издалека и ответить: «Да, только что его видел, он, похоже, очень занят, даже заговорить с ним не удалось. Говорят, его подчиненный вдруг на работу не вышел».
В такие моменты тот, кто задал вопрос, думает: «Так договорились? Нет? Перенесли на другой день? Ближе к делу!» В этой ситуации следует сначала сказать то, что хочет услышать человек, задавший вопрос, то есть назначена встреча или нет, а затем при необходимости предоставить дополнительную информацию. Иными словами, ответ нужно начинать со слов: «Да, встреча назначена» или «Нет, договориться не удалось».
Возможно, услышав: «Нет, договориться не удалось», ваш руководитель найдет другой способ, например, решит поговорить с А. сам. В этом случае для человека, уже принявшего решение, ваша дополнительная информация будет только шумом.
Также на похожие на допрос вопросы «Вы что-то хотели сказать?» или «Почему опаздываете?» многие не отвечают прямо, а извиняются. По своему опыту скажу, что извинения могут, наоборот, подлить масла в огонь.
На вопросы 5W1H[1] и на дихотомические вопросы с ответами
Вопросы, начинающиеся на буквы «W» и «H»: What (что), When (когда), Why (почему), Who (кто), Where (где), How (как). –