Projektmanagement. Tomas Bohinc
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Hinweise darauf, dass diese Punkte in der Präsentation nicht klar genug geworden sind. Die Diskussion ist dann die Chance, diese Punkte noch zu klären oder sogar richtig zu stellen.
Übergang zur Diskussion
Es gibt prinzipiell drei Möglichkeiten, den Übergang von der Präsentation zur Diskussion zu gestalten:
∎ Eine formelle Eröffnung der Diskussion leiten Sie mit dem folgenden Satz ein: „Jetzt haben Sie Gelegenheit, Fragen zu stellen und die präsentierten Inhalte zu kommentieren.“
∎ Mit einer offen Frage laden Sie die Teilnehmer ein, ihre Meinung zu äußern: „Welches sind Ihre Erfahrungen zu diesen dargestellten Punkten?“ – „Wie stehen Sie zu den präsentierten Lösungswegen?“
∎ Auf dem Abschlusschart visualisieren Sie die Aufforderung zur Diskussion. Dies kann ein Bild sein oder auch nur der folgende einfache Satz: „Ihre Fragen bitte!“
Fragen klären, auf Einwände eingehen
Im Anschluss an eine Präsentation ist für eine Diskussion in den meisten Fällen nur wenig Zeit. Andererseits ist sie wichtig, damit die Präsentation bei den Teilnehmern keine offenen Fragen hinterlässt. Sie sollte deshalb stringent gestaltet werden. Dabei hilft, dass Fragen kurz und präzise beantwortet und nicht zu weiteren Ansatzpunkten für Einwände werden. Bei speziellen Fragen, die nicht im Plenum zu beantworten sind, sollte man den Fragesteller zu einem Zwei-Augen-Gespräch nach der Präsentation einladen.
Moderator und Fachexperte
In der Diskussion sind Sie auf der einen Seite der Moderator, der sicherstellen muss, dass die Teilnehmer ihre Beiträge äußern können. Auf der anderen Seite sind Sie aber auch der Fachmann, der mit seinem Thema im Mittelpunkt steht und in Bezug auf den Inhalt sehr parteiisch ist. In der Diskussion müssen Sie die Balance zwischen neutraler Diskussionsleitung und parteiischer Darstellung Ihrer Position wahren.
Sie können die Diskussion nur steuern, wenn Sie sich zwei Privilegien nehmen. Das eine Privileg besteht darin, sich nicht unterbrechen zu lassen, wenn Sie das Wort haben. Das andere darin, Teilnehmer zu unterbrechen, wenn dadurch andere Teilnehmer keine Gelegenheit mehr bekommen, ihre Fragen zu stellen. Ihre Verantwortung ist es, allen Teilnehmern die gleichen Chancen für Anregungen und Einwände zu geben.
Die Diskussion wird sowohl auf der Sach- als auch auf der Beziehungsebene gelenkt. Behalten Sie immer beide Ebenen im Blick.
Inhalte auf Sachebene klären
Auf der Sachebene sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
∎ Behalten Sie das Ziel und die Themen der Präsentation im Auge und achten Sie darauf, dass die Diskussion nicht in andere Themen abschweift.
∎ Erteilen Sie das Wort immer in der Reihenfolge der Wortmeldungen.
∎ Bündeln Sie Fragen und Einwände.
∎ Fragen Sie nach, wenn Diskussionsbeiträge unverständlich oder unklar sind.
∎ Stellen Sie klar, dass vom Thema abweichende Fragen und Einwände nicht beantwortet werden können. Geben Sie, wenn möglich, einen Hinweis darauf, wer diese Fragen oder Einwände beantworten kann.
∎ Strukturieren Sie die Diskussion nach Teilthemen, wenn der Umfang der zu besprechenden Themen zu groß ist.
∎ Zeigen Sie die Gemeinsamkeiten zwischen den Beiträgen auf.
∎ Stellen Sie Fragen, um unklare oder zu allgemeine Äußerungen zu konkretisieren.
∎ Achten Sie auf die Zeit und kündigen Sie das Ende der Diskussion an.
Missstimmungen auf Beziehungsebene ansprechen
Die folgenden Möglichkeiten stehen für die Steuerung auf der emotionalen Ebene zur Verfügung:
∎ Halten Sie Blickkontakt mit den Zuhörern. Bei kleinen Gruppen ist es besser, sich bei der Diskussion zu setzen, damit Sie die gleiche Augenhöhe mit den Teilnehmern halten.
∎ Sprechen Sie die Teilnehmer mit Namen an, wenn Sie diese kennen oder die Teilnehmer Namensschilder haben.
∎ Geben Sie zurückhaltenden Teilnehmern die Chance zur Stellungnahme.
∎ Lassen Sie die Teilnehmer ausreden. Aber unterbrechen Sie monologisierende Teilnehmer. Tun Sie dies freundlich, aber bestimmt.
∎ Lassen Sie sich nicht provozieren. Konfrontationen können Sie vermeiden, indem Sie Fragen stellen.
∎ Stellen Sie bei Meinungsverschiedenheiten die gemeinsamen Punkte heraus.
Einwände: positive Antworten für kritische Anmerkungen
Der Auftraggeber wünscht sich eine Lösung für sein Problem, die Teilnehmer des Lenkungsausschusses positive Nachrichten und die Mitarbeiter im Projekt wollen begeistert werden. Immer dann, wenn solche oder andere Erwartungen mit der Präsentation nicht getroffen wurden oder die Teilnehmer die Botschaften nicht verstanden haben, regt sich Widerstand. Dieser macht sich dann in mehr oder weniger kritischen Anmerkungen Luft.
Einwände sind positive Signale. Sie zeigen, dass die Teilnehmer der Präsentation aktiv gefolgt sind. Sie helfen auch, bestimmte Punkte nochmals zu verdeutlichen.Sie sind aber auch ein Zeichen für Widerstände oder abweichende Meinungen.
Einwände unterscheiden sich von Fragen dadurch, dass mit ihnen meist eine unterschwellig Kritik oder eine konträre Position zu den Aussagen der Präsentation verbunden ist. Nehmen Sie bei einem Einwand immer die folgende Haltung ein: Der Teilnehmer hat subjektiv Recht und gute Gründe, diesen Einwand vorzubringen. Fragen Sie sich dann: Mit welchen sachlichen Argumenten kann ich dem Einwand entgegnen?
Einwände sind immer begründet
Einwände werden nicht immer sachlich geäußert. Teilnehmer haben die unterschiedlichsten Motive, keine sachliche Diskussion zu führen. Im Gegenteil: Sie wollen den Referenten oder das Thema in ein ungünstiges Licht rücken. Es gibt Taktiken, die bewusst darauf abzielen, die Diskussion zu emotionalisieren. Auf der sachlichen Ebene werden Meinungen als Tatsachen ausgegeben, Fakten bestritten oder hypothetische Annahmen gemacht. Auf der emotionalen Eben wird der Referent persönlich angegriffen, seine Fachkompetenz bestritten oder in unfairer Weise mit seiner eigenen Meinung konfrontiert.
Auf Einwände können Sie nicht immer wie aus der Pistole geschossen reagieren. Der Einwand konfrontiert Sie mit einer neuen Meinung, die Sie mehr oder weniger aus Ihrem Konzept bringt. Sie müssen deshalb erst einmal etwas Zeit gewinnen, um mit einem guten Argument auf den Einwand reagieren zu können.
Positiv reagieren
Versuchen Sie zuerst, den Einwand zu verstehen. Zeigen Sie dem Teilnehmer, dass Sie seinen Einwand ernst nehmen. Dabei müssen Sie sowohl die Sach- als auch die Beziehungsebene im Auge haben. Sachlich müssen Sie verstehen, was der Kern des Einwandes ist und welches Ziel der Teilnehmer damit verfolgt. Auf der Beziehungsebene analysieren Sie, welche Motive dem Einwand zugrunde liegen. Nehmen Sie Blickkontakt mit dem Zuhörer auf. Damit geben Sie ihm zu verstehen, dass Sie zuhören. Wenn Sie seinen Einwand kurz wiederholen, spiegeln Sie ihm zurück, was Sie davon verstanden haben.
Eine kurze Pause vor einer Rückfrage oder Ihrer Antwort signalisiert, dass Sie sich mit dem Einwand auseinander setzen. Sie können diese Pause auch bewusst ansprechen: „Lassen Sie mich kurz überlegen, wie ich Ihnen hierauf am besten antworten kann.“ Eine zu schnelle Rückfrage oder Antwort erweckt den Eindruck, dass Sie mit Standardformulierungen arbeiten. Zudem verschafft Ihnen die Pause die notwendige Zeit, um eine passende Antwort zu finden.
Rückfragen stellen
Eine weitere Möglichkeit, Zeit zu gewinnen, sind Rückfragen. Dadurch erhalten Sie zusätzliche Informationen und zwingen den Teilnehmer, sich nochmals mit seinem Einwand auseinander zu setzen und ihn zu präzisieren und zu konkretisieren.
Folgende Techniken der Einwandbehandlung haben sich bewährt:
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