Projektmanagement. Tomas Bohinc
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in der Rede. Sie regen die Zuhörer zum Denken an und erzeugen zusätzlich Spannung. Das Auf und Ab der Stimmführung, die Modulation, macht Ihre Rede ebenfalls lebendig. Dagegen wirkt eine gleichmäßige Modulation eintönig und ermüdend. Modulieren Sie wichtige Stellen, zum Beispiel durch das Anheben der Stimme.
Sprechtempo verändern
Das Sprechtempo sollte so gewählt sein, dass die Teilnehmer der Präsentation gut folgen können. Ist das Sprechtempo zu hoch, können die Teilnehmer nicht mehr folgen. Ist es zu niedrig, besteht die Gefahr, dass die Teilnehmer sich mit anderen Gedanken beschäftigen. Bewährt hat es sich, mit einer normalen Stimmlage zu beginnen und langsam zu sprechen. Verwenden Sie zudem einen einfachen Satzbau mit wenigen Worten. Besonders wichtig ist, dass Sie beim Satzende die Stimme senken und beim Satzanfang die Stimme heben. Dies hat auch Konsequenzen für den Satzbau. Dieser sollte aus Hauptsätzen bestehen. Verwenden Sie Fachbegriffe nur dann, wenn Sie von den Zuhörern auch verstanden werden.
Körperhaltung, Mimik und Gestik entscheiden über optische Wirkung
Die Teilnehmer nehmen zuerst die Körperhaltung und die Kleidung des Referenten wahr. Diese bestimmen im Wesentlichen die optische Wirkung. Dies entsteht durch die Art und Weise, wie Sie auftreten. Halten Sie den Kopf aufrecht, behalten Sie Blickkontakt mit dem Publikum und vergessen Sie nicht, ab und zu zu lächeln! Zu Ihrer Wirkung gehören auch Selbstverständlichkeiten wie Kleidung, persönliche Verhaltensweisen und Mimik und Gestik. Bei der Kleidung gilt die Grundregel, dass Sie immer etwas besser angezogen sein sollten als Ihre Teilnehmer. Verhalten Sie sich höflich und freundlich und etwas formeller als üblich.
Präsentation ist mehr als Kommentierung der Folien
Die Teilnehmer wollen für das Thema gewonnen werden. Dies erreichen Sie durch eine abwechslungsreiche und interaktive Präsentation. Die technischen Möglichkeiten von Grafikprogrammen verführen dazu, viele Multimediaeffekte einzubauen. Diese wirken jedoch eher distanzierend und kalt. Durch die folgenden Elemente können Sie erreichen, dass die Teilnehmer sich angesprochen fühlen.
∎ Durch Fragen werden die Teilnehmer angeregt, selbst nachzudenken, und Sie schaffen damit Anknüpfungspunkte zu deren Denkwelt. Die Kunst besteht darin, die Teilnehmer durch Fragen so zu lenken, dass sie auf die vorher ausgearbeiteten Themenaspekte kommen. Hierbei sind die Fragen nicht nur eine einmalige kurze Einlage, sondern ein Gestaltungselement der gesamten Präsentation, das bis zur Hälfte der Gesamtzeit einnehmen kann.
∎ Durch Ihren Blick geben Sie den Teilnehmern das Gefühl, persönlich angesprochen zu sein. Aber der Blickkontakt alleine reicht nicht. Sie müssen nicht nur die Reaktionen der Teilnehmer wahrnehmen, sondern auch darauf reagieren. Sagt Ihnen die Körperhaltung eines Teilnehmers: Ich bin mit Ihren Ausführungen nicht einverstanden, dann sollten Sie eine Frage wie diese stellen: „Ich habe hier meinen Standpunkt dargestellt. Welche Meinung haben Sie dazu?“ So wichtig der Blickkontakt ist, er darf aber nicht stören. Deshalb sollte der Blick ständig wechseln. Dadurch fühlen sich die Teilnehmer immer wieder beachtet, ohne das Gefühl zu haben, durch einen bohrenden Blick belästigt zu werden.
∎ Mit Grafikprogrammen erstellte Präsentationen verführen dazu, die Charts fast übergangslos hintereinander einzublenden. Dies überfordert die Zuhörer, da diese keine Zeit haben, die Informationen zu verarbeiten. Es ist deshalb besser, jedes Chart anzukündigen, einzublenden, kurz wirken zu lassen und dann erst mit der Erläuterung zu beginnen.
∎ Die Reaktion der Teilnehmer ist selbst bei einer gut ausgearbeiteten Präsentation nie vorauszusehen. Spontan können Fragen entstehen, oder die Teilnehmer haben den Wunsch, eigene Beiträge einzubringen. Gehen Sie auf diese Wünsche ein. Tun Sie dies nicht, dann geht die Aufmerksamkeit der Teilnehmer verloren. Sie sind bei ihren Fragen und Problemen und folgen der Präsentation nicht mehr. Ein kurzer Dialog mit den Teilnehmern hilft, die Aufmerksamkeit wieder herzustellen und den Anschluss an Ihre Präsentation zu finden.
∎ Zuhören erfordert hohe Konzentration. Wir können deshalb einem reinen Vortrag meist nicht länger als 30 Minuten folgen. Die Konzentration der Zuhörer wird sofort wieder hergestellt, wenn die Teilnehmer aktiviert werden, selbst nachzudenken oder etwas zu tun. Ein Beispiel für eine solche Aktivität ist eine Murmelrunde. Fordern Sie die Teilnehmer auf, sich zu zweit oder zu dritt leise über einen Aspekt der Präsentation auszutauschen. Geben Sie den Teilnehmern dann auch die Möglichkeit, die entstandenen Ideen und Fragen zu äußern.
∎ Die Präsentation spielt sich nicht nur auf der Leinwand ab, sondern im gesamten Raum. Sie bestimmen, wie Sie den Raum für die Präsentation nutzen und mit Leben füllen, damit Ihre Präsentation ein Gesamterlebnis wird. Am Anfang steht der persönliche Kontakt mit den Teilnehmern. Die Teilnehmer müssen spüren, dass Sie sich auf ihre Seite begeben. Diese Wirkung entsteht, wenn Sie vor das Publikum treten. Gerade zu Beginn einer Präsentation ist der Blickkontakt ein wichtiges Element, um Kontakt mit den Teilnehmern aufzubauen. Versuchen Sie, jeden Teilnehmer einzeln kurz anzusehen. Dadurch fühlt sich jeder persönlich angesprochen. Bei einem großen Auditorium erreicht man dies dadurch, dass man abwechselnd in die hinteren Ecken des Raumes sieht. Und: Präsentieren Sie im Stehen! Dadurch werden Sie den Teilnehmern besser sichtbar.
∎ Je mehr multimediale Elemente eingesetzt werden, umso größer ist die Gefahr, dass die Teilnehmer ihren Blick nur auf die Leinwand richten. Durch eine geschickte Sitzordnung können Sie dies verhindern. Bei kleinen Runden sollten die Teilnehmer sich gegenseitig ansehen und gleichzeitig die Präsentation gut auf der Leinwand verfolgen können.
Signale der Teilnehmer
Teilnehmerreaktionen sind Feedback! Insbesondere bei längeren Frontalpassagen kann man sich selbst mithilfe der folgenden Fragen ein Bild darüber machen, wie die Teilnehmer die Präsentation aufnehmen:
∎ Können die Teilnehmer der Präsentation folgen und verstehen sie mich?
∎ Sind die Zuhörer interessiert?
∎ Akzeptieren sie das, was ihnen vorgestellt wird?
∎ Gibt es Signale für Abwesenheit und Widerspruch?
∎ Lässt die Aufmerksamkeit nach?
Die Erstellung der Präsentation ist ein kleines Projekt
„You have only one chance!“ Dieser Satz gilt, treffender vielleicht noch als in anderen Situationen im Projektgeschäft, für eine Präsentation. Eine halbe Stunde oder eine Stunde entscheiden darüber, ob ein Projekt gewonnen wird oder nicht. Während einer Präsentation haben Sie nur noch wenige Chancen, etwas zu verändern. Je gezielter die Präsentation auf die Teilnehmer und das Ziel hin gestaltet ist, umso besser werden Sie die Teilnehmer von Ihrem Anliegen überzeugen.
Planung der Präsentation
Die Vorbereitung der Präsentation beginnt mit der Entwicklung eines Zeitplans. Dieser sollte Ihnen so viel Zeit lassen, dass Sie die Präsentation proben können. Erstellen Sie einen kleinen Projektplan, und planen Sie die einzelnen Schritte rückwärts vom Tag der Präsentation an. Ein Beispiel eines solchen Projektplans ist in Abbildung 4 wiedergegeben.
Abbildung 4: Der Projektplan für die Vorbereitung stellt sicher, dass Sie genügend Zeit für alle Vorbereitungsaktivitäten haben
Erwartungen analysieren und Ziel definieren
Wie bei einem Entwicklungsprojekt beginnt die Vorbereitung der Präsentation mit einer Analysephase. Aus den Erwartungen können Sie das Ziel ableiten. Formulieren Sie dies so genau wie möglich. Analyseergebnis und Ziel sind die Basis für Ihr Konzept. Bereits in der Vorbereitung der Präsentation setzen Sie einen Teil des Konzeptes um, indem Sie die Folien für die Präsentation erstellen. Der zweite Teil der Umsetzung ist nur live möglich, indem Sie die Präsentation halten.
Nachdem Sie das Ziel kennen, können Sie das Konzept für die Präsentation ausarbeiten. Die vorgegebene Zeit und die Aufnahmefähigkeit der Zuhörer begrenzen die Menge der zu präsentierenden Inhalte und damit vor allem die Menge der Charts. Dabei