Abbildung 1.5: Grunddaten Kostenrechnungskreis – Standardhierarchie für Kostenstellen

      Innerhalb der Standardhierarchie (die ebenfalls eine Stammdatengruppe darstellt) sind automatisch alle Kostenstellen eines Kostenrechnungskreises zusammengefasst. Jede anzulegende Kostenstelle ist mit einer Gruppe der Standardhierarchie zu verbinden, sodass über diese alle Kostenstellen erfasst sind und sichergestellt werden kann, dass in dieser Gruppe sämtliche Buchungen innerhalb CO erfasst werden. Hierdurch erfüllt die Standardhierarchie die Anforderungen der Eindeutigkeit und Vollständigkeit, da zum einen alle Kostenstellen in ihr erfasst sind und zum anderen jede Kostenstelle nur einmal in der Hierarchie zugeordnet werden kann.

      1.2.1 Anlegen einer Kostenstellenstruktur

      Um nun das Zusammenspiel zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling zu testen, entschließen sich Felix und Herr Fuchs, Kostenstellen anzulegen und diese zur Buchung zu verwenden. Beiden erscheint es aber sinnvoll, sich vorab Gedanken darüber zu machen, wie ihre Kostenstellenstruktur aussehen soll. Dabei sind sowohl organisatorische und funktionale als auch gemischte Aspekte innerhalb des Verlages zu berücksichtigen. So entscheiden sie sich, die Kostenstellenstruktur analog zu den einzelnen Abteilungen innerhalb des Buchverlags aufzubauen, sodass sowohl die Verwaltung (mit Geschäftsführung, Finanzbuchhaltung und Personalabteilung) als auch der Vertrieb die einzelnen Produktionszweige, aber auch deren Gebäude und die Druckerei innerhalb der Kostenstellenrechnung ihr Pendant finden.

      Aufbau einer Kostenstellenhierarchie

      Die eigentliche Schwierigkeit bei der Gliederung von Kostenstellen ist, die Balance zwischen einer zu hohen Detailliertheit und einer handhabbaren pragmatischen Ordnung zu halten, um gleichzeitig alle Informationen sowie eine ausreichende Transparenz der Kostenentstehung zu erlangen.

      Felix und Herr Fuchs entscheiden sich für eine funktionale Gliederung, die gleichzeitig die Kostenverantwortung berücksichtigt. Hier entscheiden Sie sich für die Einführung eines sprechenden Kostenstellenschlüssels. Anhand der Kostenstellennummer soll unmittelbar erkennbar sein, in welchem Bereich diese Kosten anfallen. Alternativ könnten auch alphanummerische Schlüssel verwendet werden, bei denen der Bereich anhand eines Buchstabens festgelegt wird. Eine nummerische Schlüsselung hat jedoch den Vorteil, dass diese leichter erweitert werden kann, wenn bspw. neue Abteilungen gegründet werden. Nach einigem Hin und Her haben sie einen siebenstelligen Nummerncode (siehe Tabelle 1.2) festgelegt.

      Tabelle 1.2: Sprechender Kostenstellenschlüssel

      Nun stellt sich für beide noch die Frage, wie die einzelnen Bereiche ihres Unternehmens in diese Struktur eingefügt werden sollen. Nachdem sie das Firmen-Organigramm ausführlich betrachtet haben, einigen sie sich auf die in Tabelle 1.3 festgehaltene Kostenstellenstruktur.

      Mit dieser Struktur könnten später bei Bedarf unterhalb der Printredaktion auch einzelne Themenredaktionen (SAP, Office, Internet) aufgenommen oder bestehende Abteilungen noch weiter untergliedert werden. Damit kann künftig auch die Frage »Wo sind die Kosten entstanden?« beantwortet werden.

      Tabelle 1.3: Kostenstellenplan Verlag Neue Medien

      Sobald die Struktur des Unternehmens entschieden ist, sollte diese Kostenstellenhierarchie auch innerhalb des SAP-Systems umgesetzt werden. Dazu rufen Sie unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Standardhierarchie • Ändern oder alternativ über die Transaktion OKEON die zentrale Pflege der Standardhierarchie auf. Die leere Standardhierarchie wird wie in Abbildung 1.6 dargestellt.

      Abbildung 1.6: OKEON Einstieg Kostenstellen-Standardhierarchie

      Der oberste Knoten Buch wurde im Customizing schon vorbelegt. Hier können Sie unter Grunddaten neben den Gruppennamen auch direkt eine Bezeichnung – in unseren Fall »Verlag Neue Medien« – eintragen. Danach können die Gruppe BUCH markiert und über die Schaltfläche

die einzelnen Gruppen ihrer Kostenstellenhierarchie angelegt werden. Sie haben hier die Auswahl zwischen Untergeordnete Gruppe oder Gruppe auf gleicher Stufe. Die Gruppen sind entsprechend der Verlagsstruktur anzulegen. Dies entspricht der Nummernlogik bis zur Ebene der Bereiche (vgl. Tabelle 1.2). Für die Verwaltung wäre dieses also »1« und »101« für die Geschäftsleitung usw. Die einzelnen Abteilungen eines Bereichs werden im folgenden Abschnitt als Kostenstellen angelegt.

      1.2.2 Kostenstellen in Standardhierarchie anlegen

      Nachdem alle Kostenstellengruppen angelegt wurden, können die Gruppe 101 (Geschäftsleitung) und über

, wie in Abbildung 1.7 dargestellt, die Funktion Kostenstelle einfügen ausgewählt werden.

      Abbildung 1.7: Kostenstelle in Standardhierarchie einfügen

      Nun öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre erste Kostenstelle anlegen können. Anhand der Nummernlogik (siehe Tabelle 1.3) ist hier die oberste Kostenstelle 1010000, das wäre die Unternehmensleitung, als erste Kostenstelle anzulegen. Wie Abbildung 1.8 zeigt, erscheint nach Auswahl der Option Kostenstelle eine neue Maske, in der Sie die einzelnen Daten der Kostenstelle eintragen können. An der vorgesehenen Position ist diese als $TMP000001 unter der Gruppe Geschäftsleitung eingeordnet, und Sie können im unteren Abschnitt die Stammdaten der Kostenstelle ergänzen.

      Abbildung 1.8: Kostenstelle in OKEON anlegen

      Die Stammdaten einer Kostenstelle verteilen sich auf die einzelnen Reiter

       Grunddaten,

       Organisation,

       Kennzeichen,

       Templates,

       Anschrift,

       Kommunikation sowie

       Historie.

      Auf diesen Reitern sind Pflichtfelder mittels

gekennzeichnet. Jede Kostenstelle kann für einen bestimmten Zeitraum gültig sein. In der Grundeinstellung wird automatisch der Zeitraum bis 31.12.9999 vorgeschlagen. Die Grunddaten der Kostenstelle sind wie in Abbildung 1.9 einzutragen.

      Abbildung 1.9: Grunddaten Kostenstelle

      Die drei Felder Bezeichnung, Beschreibung und Verantwortlicher sind Textfelder,

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