Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

      При организации делопроизводства используются понятия: Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

      Стандартизация – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.

      Основные термины делопроизводства рассматриваются в соответствии с ГОСТ Р 51141-98. При ознакомлении с положениями ГОСТ Р 6.30-2003, общероссийским классификатором управленческой документации необходимо обратить внимание, что от полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений и событий.

      Каждый документ требует определенного набора реквизитов.

      Реквизит (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) – это обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Определение обязательных реквизитов содержится в ГОСТ Р 51141-98. В ГОСТ Р 6.30 -2003 даны рекомендации к оформлению 30 реквизитов, а также схемы их размещения (см. приложение).

      При изучении ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 обращается внимание на то, что он:

      – распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

      – содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

      – содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;

      – содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.

      1. В чем сущность понятий унификация и стандартизация?

      2. Что влияет на приобретение документом юридической силы?

      1. 3. Каково назначение и характер ГОСТ Р 6.30-2003?

      4. Какие способы документирования можете назвать?

      5. Каковы особенности документов, оформляемых на электронных носителях?

      Тема 2. Основные требования к оформлению документов

      1. Классификация документов.

      2. Требования к бланкам документов, формулярам. Правила оформления документов.

      3. Унифицированные формы