Manual de Word 2010. MEDIAactive
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Lección 18. Guardar como PDF o XPS
Incluida en el comando Guardar y enviar del menú Archivo, se encuentra la nueva opción Crear documento PDF/XPS, con la que es posible convertir de manera rápida y sencilla un documento de Word en un documento con alguno de los formatos de intercambio de datos, usar otras aplicaciones para la conversión del documento y gestionar con mayor eficacia los comentarios. Utilizar formatos PDF o XPS es otra de las formas de asegurar que un documento que debe ser compartido por varios usuarios no pierda datos, y mantenga la apariencia y diseño con los cuales ha sido creado, por ejemplo, a la hora de publicarlo electrónicamente o imprimirlo. Además es un formato que permite con gran comodidad que diferentes usuarios, y desde diferentes equipos y aplicaciones, corrijan y añadan comentarios a un documento.
RECUERDE
El PDF (formato de documento portátil) fue creado por Adobe Systems con la intención de poder obtener, visualizar y compartir información desde cualquier aplicación y en cualquier sistema informático, mientras que el formato XPS (XML Paper Specification) es el nuevo formato propuesto por Microsoft para el inter-cambio de documentos sin pérdida de datos.
1 En esta lección aprenderá dos métodos para crear documentos en formato PDF o XPS partiendo de un documento, y sin necesidad de salir de Word 2010. Para comenzar, haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre el comando Guardar y enviar.
2 En el ejercicio anterior comentamos que el tipo de archivo de un documento puede cambiarse desde el cuadro Guardar como o desde este cuadro, Guardar y enviar, que tiene ahora en pantalla. Ahora veremos cómo desde estas dos opciones también es posible crear un documento portátil, tanto en formato PDF como XPS. En la sección Tipos de archivo, haga clic sobre la opción Crear documento PDF/XPS. (1)
El comando Crear documento PFD o XPS lleva a un cuadro casi exacto a Guardar como, pero que sólo incluye los dos formatos de portabilidad en cuestión.
3 Al cambiar la opción seleccionada, el panel de la derecha se actualiza para mostrar una descripción de las características de los documentos guardados con estos formatos. Pulse el botón Crear un PDF/XPS. (2)
4 Se ha abierto el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS con el tipo formato PDF seleccionado por defecto, pero sepa que puede cambiarlo al formato XPS desplegando el menú Tipo. Además puede cambiar el contenido del campo Nombre del archivo o modificar su ubicación en el equipo, tal como lo haría en el cuadro Guardar como. Cambie el nombre del documento y pulse el botón Opciones. (3)
5 En el cuadro Opciones podemos especificar características avanzadas como el intervalo de páginas que queremos convertir, si queremos publicar el documento entero, con marcas u otra información no imprimible, etc. (4) Salga del cuadro Opciones pulsando el botón Cancelar.
6 El cuadro Publicar como PDF o XPS incluye además dos campos más. Uno que está activado por defecto con el texto Abrir archivo tras publicación, que es preciso mantener activado para que el documento se abra en la aplicación adecuada una vez convertido en PDF. El otro campo, Optimizar para permite que el documento tenga tamaño reducido para su publicación en línea, o tamaño normal apto para publicación en línea e impresión. Deje este campo como está y pulse el botón Publicar.
7 En pocos segundos se crea el documento PDF y se abre en nuestro caso el programa Adobe Acrobat para mostrar el resultado de la operación. (5) Tenga en cuenta que también puede utilizar el programa Adobe Reader para abrir este tipo de documentos. Cierre la aplicación pulsando el botón de aspa de su Barra de título.
8 Disponemos ya de una copia de nuestro documento en formato PDF lista para ser enviada o compartida con otros usuarios. Por otra parte, hemos dicho que el cuadro Guardar como también le permite crear nuevos documentos en estos dos formatos portátiles. Vamos a verlo. Pulse sobre la pestaña Archivo y seleccione el comando Guardar como.
El PDF se abre en una aplicación Adobe Reader o Acrobat Adobe según lo que esté instalado en su equipo, mientras que el XPS se abre automáticamente en el Visor de XPS de Windows.
9 Una vez se ha abierto este cuadro, cambie el tipo de Archivo. Usemos esta vez el XPS para ver cómo funciona. Podrá comprobar que al cambiar de tipo de archivo aparecen nuevamente el campo Optimizar y el botón Opciones. Seleccione el tipo de archivo .xps y pulse el botón Guardar.
10 En un momento se ha abierto el Visor de Windows con el documento en formato XPS en pantalla, y el archivo .xps está guardado en su carpeta Documentos. (6) Pulse el botón de aspa del Visor de Windows para cerrar el documento.
11 Dispone ya de dos documentos en formatos seguros, cómodos y de gran portabilidad listos para compartir con otras personas. Para acabar este ejercicio que da por terminado también el segundo apartado de este curso, cierre la aplicación Word 2010 usando la opción correspondiente de la pestaña Archivo.
RECUERDE
Los procedimientos para publicar un documento en formato XPS o en formato PDF son prácticamente idénticos. Solo tiene que seleccionar el tipo de documento que prefiere y aplicar el cambio, ya sea en la ventana Guardar como o Publicar como PDF o XPS.
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