Aprender Excel financiero y para MBA. MEDIAactive
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una de sus partes.
003 Insertar referencias a otras hojas y libros
EN HOJAS DE CÁLCULO MAS COMPLEJAS es posible que necesite crear referencias a celdas de otra hoja e incluso, de otro libro. Al realizar un cambio en los datos de origen, se actualizan también los datos de destino, es decir, los que contienen la referencia externa.
1. En la ficha Vista, grupo Ventana de la Cinta de opciones pulse el botón Nueva ventana.
2. Ahora en la barra de títulos de la aplicación se lee Ejemplo1:2 para indicar que es una segunda ventana del mismo libro. Pulse el botón Organizar todo.
3. En el cuadro Organizar Ventanas, seleccione las opciones Vertical y Ventanas del libro abierto.
4. Ahora puede ver las dos ventanas del libro simultáneamente. Active la hoja Ventas_1T en la segunda ventana.
5. Así será más cómodo, aunque podría realizar el ejercicio saltando de un archivo al otro. Active la hoja Ventas_1t en la ventana 2, introduzca en la celda B2 de esta hoja la función SUMA(), y como argumentos seleccione con un arrastre las celdas B2:D2 de la hoja Ventas mensuales. En la función se indicará entre comillas simples más un signo de admiración al cierre el nombre de la hoja antes del rango (‘Ventas mensuales’!B3:B24).
6. Copie y pegue ésta fórmula en el rango B3:B21 para que se muestren todos los totales.
7. Ahora cree un nuevo libro en blanco y colóquelo sobre la segunda ventana. En la celda A1 de este libro escriba la palabra Descuentos y, el la celda B2 escriba Comisiones. Luego pulse en B1, introduzca un signo Igual (=) y haga clic en la celda B26 de la hoja activa en el libro Ejemplo1.
8. Aparece entre corchetes el nombre del libro, seguido del nombre de la hoja. Ambos datos están entre comillas simples e, inmediatamente después de éstas, un signo de admiración de cierre y la referencia de la celda pegada.
9. En la Ventas mensuales del archivo Ejemplo1, ubíquese en la celda B27 y pulse el comando Copiar (ficha Inicio, grupo Portapapeles).
10. Seleccione la celda B2 de la hoja1 del libro nuevo, despliegue el comando Pegar del grupo Portapapeles en la ficha Inicio y, de la lista de opciones de pegado que aparece, seleccione la opción Pegar vínculo, el segundo icono de la sección Otras opciones de pegado.
Evidentemente, si cambia el contenido de las celdas B26 y B27 de la hoja Ventas mensuales en el libro Ejemplo1, cambiarán también los valores de las celdas B1 y B2 en la Hoja1 del libro Nuevo1.
11. Se pega el valor de la celda
004 Editar varias hojas simultáneamente
AL TRABAJAR CON LIBROS COMPLEJOS DE varias hojas, puede ser de utilidad realizar una edición conjunta de todas de forma simultánea. Para lograrlo, sólo tendrá que seleccionar todas las hojas que desee modificar y trabajar sobre algunas de ellas. Los cambios se reflejarán en todas.
1. En este ejercicio cambiaremos y unificaremos el estilo de las tres hojas del libro Ejemplo1 y lo primero que deberemos hacer es seleccionarlas. Haga clic en la pestaña Ventas mensuales, pulse la tecla Mayúsculas y, sin soltarla, haga clic en la hoja Ventas_1T.
2. La palabra Grupo en la cabecera nos indica que hay un grupo de hojas activas.
La palabra Grupo en la cabecera de la aplicación nos confirma que hemos agrupado las pestañas y que las hojas correspondientes se editarán en conjunto.
3. Seleccione las celdas A1 y B1, despliegue el comando Color de relleno del grupo Fuente en la ficha Inicio y escoja algún color que le agrade. Luego cambie también el color de fuente.
4. Cambie el tamaño de la fuente a 20 y modifique la fuente desde el primer comando del mismo grupo de herramientas.
5. Ahora seleccione las filas 1 y 2, muestre su menú contextual con el botón izquierdo del ratón y escoja la opción Insertar.
6. Ha creado dos filas. Escriba en la fila A1 su nombre o el de su empresa, por ejemplo, y ajuste el estilo de la celda a su gusto. Sepa que no podrá agrupar un conjunto de celdas, puesto que es imposible agrupar celdas de otras hojas y es lo que interpreta la aplicación.
7. Cuando haya terminado, pulse