Manual de procesos de familia. carlos enrique gutiérrez sarmiento
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expidió el Decreto 806 de 5 de junio de 2020, con el fin de implementar el uso de las tecnologías y comunicaciones en las actuaciones judiciales y agilizar el trámite de los procesos ante la jurisdicción ordinaria en las especialidades civil, laboral, familia y jurisdicción de lo contencioso administrativo, jurisdicción constitucional y disciplinaria; así como en las actuaciones de las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales y los procesos arbitrales, durante la vigencia del Decreto (dos años siguientes a su promulgación). Adicionalmente pretende flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia y contribuir a la pronta reactivación de las actividades económicas que dependen de este.
Sin embargo, en aquellos eventos en que los sujetos procesales o la autoridad judicial no cuenten con los medios tecnológicos para cumplir con las medidas establecidas o no sea necesario acudir a aquellas, se deberá prestar el servicio de forma presencial, siempre que sea posible y se ajuste a las disposiciones que sobre el particular dicten el Ministerio de Salud y Seguridad Social, el Consejo Superior de la Judicatura, los Centros de arbitraje y las entidades administrativas con funciones jurisdiccionales.
Los sujetos procesales y la autoridad judicial competente deberán manifestar las razones por las cuales no pueden realizar una actuación judicial específica a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones de lo cual se dejará constancia en el expediente y se realizará de manera presencial.
Este decreto dispuso:
1) Se deberá utilizar las tecnologías de la información y de las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales y asuntos en curso, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, como también proteger a los servidores judiciales como a los usuarios de este servicio público.
Se utilizarán los medios tecnológicos para todas las actuaciones, audiencias, diligencias y se permitirá a los sujetos procesales actuar en los procesos o trámites a través de los medios digitales disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades presenciales que no sean estrictamente necesarias. Por lo tanto, las actuaciones no requerirán firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos.
Las autoridades judiciales darán a conocer en su página web los canales oficiales de comunicación e información mediante las cuales prestarán su servicio, así como los mecanismos tecnológicos que emplearán.
Las autoridades judiciales procurarán la efectiva comunicación virtual con los usuarios y adoptarán las medidas pertinentes para que puedan conocer las decisiones y ejercer sus derechos.
2) Es deber de los sujetos procesales realizar sus actuaciones y asistir a las audiencias y diligencias a través de los medios tecnológicos. Para el efecto deberán suministrar a la autoridad judicial competente y a todos los demás sujetos procesales, los canales digitales elegidos para los fines del proceso o trámite y enviar a través de estos un ejemplar de todos los memoriales o actuaciones que realicen, simultáneamente con copia incorporada al mensaje enviado a la autoridad judicial.
Desde esos canales digitales se originarán todas las actuaciones y desde estos se surtirán todas las notificaciones, mientras no se informe un nuevo canal. Es deber de los sujetos procesales, de acuerdo con el art. 78 numeral 5º del C. G. del P., comunicar cualquier cambio de dirección o medio electrónico, so pena de que las notificaciones se sigan surtiendo válidamente en el anterior.
3) Expedientes. Cuando no se tenga acceso al expediente físico en la sede judicial, la autoridad judicial y los sujetos procesales colaborarán proporcionando, por cualquier medio, las piezas procesales que se encuentren en su poder y se requieran para desarrollar la actuación subsiguiente.
4) Poderes. Los poderes especiales para cualquier actuación judicial se podrán conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital, con la sola antefirma, se presumirán auténticos y no requerirán de presentación personal o reconocimiento.
En el poder se indicará expresamente la dirección de correo electrónico del apoderado que deberá coincidir con el inscrito en el Registro Nacional de Abogados.
Los poderes otorgados por personas inscritas en el registro mercantil deberán ser remitidos desde la dirección de correo electrónico inscrito para recibir notificaciones judiciales.
5) Demandas. En la demanda se indicará el canal digital donde deban ser notificadas las partes, sus representantes y apoderados, los testigos, peritos y cualquier tercero que deba ser citado al proceso, so pena de inadmisión. Así mismo, contendrá los anexos en medio electrónico, los cuales corresponderán a los anunciados y enumerados en la demanda.
La demanda se presentará en forma de mensaje de datos, lo mismo que todos sus anexos, a las direcciones de correo electrónico que haya dispuesto el Consejo Superior de la Judicatura para efecto del reparto, cuando haya lugar a este.
De la demanda y de sus anexos no será necesario acompañar copias físicas, ni electrónicas para el archivo del juzgado, ni para el traslado.
En cualquier jurisdicción, incluido el proceso arbitral y las autoridades administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales, salvo cuando se soliciten medidas cautelares o se desconozca el lugar donde recibirá notificaciones el demandado, el demandante, al presentar la demanda, simultáneamente deberá enviar, por medio electrónico copia de ella y de sus anexos a los demandados. De mismo modo deberá proceder el demandante cuando al inadmitirse la demanda presente el escrito de subsanación. De no conocerse el canal digital de la parte demandada, se acreditará con la demanda el envío físico de la misma con sus anexos.
Cuando el demandante haya remitido copia de la demanda con todos sus anexos al demandado, al admitirse la demanda la notificación personal se limitará al envío del auto admisorio al demandado.
6) Audiencias. Las audiencias deberán realizarse utilizando los medios tecnológicos a disposición de las autoridades judiciales o por cualquier otro medio puesto a disposición por una o ambas partes y en ella deberán facilitarse y permitirse la presencia de todos los sujetos procesales, ya sea de manera virtual o telefónica. No se requerirá la autorización de que trata el parágrafo 2º del artículo 107 del C. G. del P.
Con autorización del titular del despacho, cualquier empleado podrá comunicarse con los sujetos procesales, antes de la realización de la audiencia, con el fin de informarles sobre las herramientas tecnológicas que se utilizarán en ellas o para concertar una distinta.
Las audiencias y diligencias que se deban adelantar por las salas de una corporación serán presididas por el ponente y deberán acudir la mayoría de los magistrados que componen la sala, so pena de nulidad.
7) Notificaciones personales. Las notificaciones que deban hacerse personalmente también podrán efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica o sitio que suministre el interesado en que se realice la notificación, sin necesidad del envío de previa citación o aviso físico o virtual. Los anexos que se deban entregar para un traslado se enviarán por el mismo medio.
El interesado informará, bajo la gravedad de juramento, que se entenderá prestado con la petición que la dirección electrónica o el sitio suministrado corresponde al utilizado por la persona a notificar; informará, además, la forma como lo obtuvo y allegará las evidencias correspondientes, particularmente las comunicaciones remitidas a la persona por notificar.
La notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos (2) días hábiles siguientes al envío del mensaje y los términos empezarán a correr a partir del día siguiente al de la notificación.
Cuando exista discrepancia sobre la forma en que se practicó la notificación, la parte que se considere afectada deberá manifestar, bajo la gravedad de juramento, al solicitar la nulidad de lo actuado, que no se enteró de la providencia, además de cumplir con lo dispuesto en los artículos 132 a 138 del C. G. del P.
Lo aquí previsto, se aplicará cualquiera que sea la naturaleza de la actuación, incluida las pruebas extraprocesales o del proceso, sea declarativo, declarativo especial, monitorio,