Современные технологии документационного обеспечения управления. С. Л. Кузнецов
Читать онлайн книгу.
то реквизит и называется – наименование или аннотация.
В редакцию Правил 2009 г. не был включен реквизит 29 по ГОСТ Р 6.30-2003 – «отметка о поступлении документа в организацию». В редакции 2011 г. этот реквизит добавлен: «отметка о поступлении документа».
Регистрация поступивших документов должна осуществляться службой ДОУ в день поступления документа. Однако в Правила 2009 года были добавлены слова «как правило», допускающие нарушение этого положения. В редакции Правил 2011 г. эти слова отсутствуют, и документ должен быть зарегистрирован в день поступления, без каких-либо исключений.
Правила дают ссылку на утверждаемый руководителем регламент по работе с обращениями граждан, который должен быть в каждом федеральном органе исполнительной власти. Именно указанный документ определяет порядок работы с обращениями граждан, включая их регистрацию и формирование в дела.
С точки зрения современных технологий наибольший интерес представляет раздел VI, посвященный работе с электронными документами.
Во-первых, закреплено положение, что работа с электронными документами ведется по тем же правилам, которые установлены для документов на бумажном носителе.
Во-вторых, зафиксировано разделение на две категории документов, циркулирующих в системах электронного документооборота – электронные документы и электронные образы документов.
Предусмотрен порядок заверения отправляемых в электронном виде документов электронной подписью. То есть если раньше электронная подпись всегда была у конкретного физического (должностного) лица, то теперь, с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», возникает понятие «подпись организации», отправляющей документ. Эта подпись проставляется автоматически системой электронного делопроизводства (СЭД) и заверяет подлинность отправляемого документа. Для получателя электронного документа наличие такой подписи дает уверенность, что документ получен именно от той организации, которая указана как отправитель документа.
Пункт 39 Правил позволяет не использовать электронную подпись при внутреннем документообороте, например, при согласовании документов. Это существенно упрощает развертывание систем СЭД, так как в этом случае электронная подпись должна быть только у руководящих сотрудников, подписывающих исходящие из организации документы, а рядовые сотрудники используют упрощенные методы идентификации, например, ввод пароля.
В соответствии с распоряжениями Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р и от 17.03.2011 № 442-р Федеральным архивным агентством были выпущены «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов», и последние месяцы активно идет процесс согласования Росархивом соответствующих Перечней, подготовленных федеральными органами. Эта работа нашла свое отражение