Делопроизводство: конспект лекций. Ульяна Ринатовна Лукьянчук
Читать онлайн книгу.
случаях, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Так, например, этот реквизит не указывается, если географическое местонахождение вошло в название организации. АО «Пермские авиамоторы» не указывает в г. Пермь, а АО «Шарикоподшипник» должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Казань, пос. Ягодное и т.д.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13).
В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.
Адресат (реквизит 14).
Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.
При направлении документа в организацию или структурное подразделение их наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования организации дополнительным межстрочным интервалом:
ЗАО «АРВО»
Ул. Свердлова, 32, стр. 5
г. Иваново, 155600
Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:
Генеральному директору
ОАО «Автострой»
Е.П. Иванову
Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют обобщенно:
Генеральным директорам предприятий
нефтеперерабатывающего комплекса
Гриф утверждения документа (реквизит 15).
Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы), некоторые акты и др.
Документ может утверждаться:
– должностным лицом (руководителем), в компетенцию которого входит принятие решения по вопросам, изложенным в утверждаемом документе;
– изданием соответствующего распорядительного документа;
– коллегиальным органом.
Документы, на которые ставятся грифы