Быть секретарем руководителя фирмы. Юрий Александрович Лукаш
Читать онлайн книгу.
может возникнуть в его отсутствие;
– секретарю необходимо чувство юмора;
– поведение секретаря и эффективность его работы – пример для всех сотрудников;
– секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.
Среди личных качеств секретаря в первую очередь следует выделить: опрятный внешний вид, аккуратность, отзывчивость, приветливость, вежливость, внимательность к окружающим, выдержанность, умение владеть своими чувствами и эмоциями. Высоко оценится тактичность секретаря, ненавязчивость, тонкий юмор, наблюдательность, искренность.
В целом среди личных качеств секретаря важное место занимают следующие:
– любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей;
– чувство юмора;
– готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях;
– стремление к пополнению знаний, любовь к книгам и периодике;
– живой интерес и стремление быть в курсе событий, происходящих в фирме или организации;
– отзывчивость, умение адаптироваться;
– опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;
– умение быстро переключаться при изменении вида работы;
– умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в период больших загрузок.
В числе деловых качеств секретаря можно выделить нижеследующие:
– хороший уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;
– проявления инициативы в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения;
– важное значение имеет готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся конторских операций; умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение;
– высокая квалификация в области компьютерного набора; секретарских обязанностей, организационные навыки;
– умение проявлять тактичность, соблюдать конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;
– кроме того, для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, посещению совещаний.
Секретарь должен знать:
– положения и инструкции по документационному обеспечению;
– руководящий состав предприятия, его подразделений;
– машинопись;
– работу на персональном компьютере;
– правила орфографии и пунктуации;
– порядок расположения материала при печатании различных документов;
– правила эксплуатации пишущих машин, персонального компьютера, диктофонов, магнитофонов;
– правила пользования приёмно-переговорными устройствами;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила внутреннего трудового распорядка;
– основы научной организации секретарской службы;
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной защиты.
Считается, что секретарь должен пользоваться авторитетом не только у своего начальника, но и обязательно во всем коллективе учреждения. Этот авторитет отчасти создается самим руководителем, когда он показывает сотрудникам, что секретарь в определенной степени делит с ним ответственность, участвуя в управленческой и координационной работе. Но в первую очередь авторитет секретаря зависит от ее преданности делу, принципиальности, профессионального уровня.
Важно не просто поступать правильно, важно создать о себе такое мнение в коллективе, что, выполняя посреднические функции между руководителем и сотрудниками, секретарь в принципе не допускает субъективизма, не поддается минутному настроению, при этом его симпатии и антипатии не распространяются на служебные отношения.
Примерная совокупность обязанностей секретаря руководителя
Примерный перечень обязанностей секретаря руководителя организации включает следующие функциональные действия:
– просмотр и надлежащая обработка входящей и исходящей почты;
– ведение телефонных разговоров, организация приемов, включая прием и обслуживание посетителей;
– подшивка документов и ведение дел;
– стенографирование, расшифровка и печатание