Личные документы. Требования к оформлению и образцы документов: учебное пособие. Г. В. Казанцева
Читать онлайн книгу.
в делопроизводстве принято называть реквизитами.
Требования к оформлению реквизитов изложены в ГОСТе Р 6. 30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, так как их состав зависит от назначения каждого отдельного документа.
Реквизитами в личных документах могут быть:
1) сведения об адресате (должность, фамилия, имя, отчество лица, кому адресован документ);
2) сведения об адресанте (должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего документ; в некоторых случаях – контактная информация о составителе: адрес места проживания, номер телефона, номер факса и т. д.);
3) наименование жанра документа (например, Заявление, Расписка и т. д.);
4) опись приложений к документу, если они имеются;
5) дата;
6) подпись автора документа и др.
Чтобы документ имел юридическую силу, недостаточно только правильно использовать в нем те или иные реквизиты, но и необходимо правильно, в соответствии с существующим государственным стандартом их расположить и наполнить документ языковым материалом.
Требования, предъявляемые к письменному оформлению деловых бумаг, складываются из требований, оговоренных нормативными документами; норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля; норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения языкового материала в тексте.
В пособии подробно рассматриваются требования, предъявляемые к оформлению личных документов с учетом их жанровой специфики, также в нем представлены образцы личных бумаг: заявления, заявки, автобиографии, резюме, расписки, доверенности, докладной записки, объяснительной записки, делового письма. Использованные в образцах документов сведения об адресатах и адресантах являются условными. Цель пособия – повысить культуру письменной деловой речи.
Раздел 1. ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1. Некоторые особенности языка личных документов
Язык личных документов как жанровой разновидности официально-делового стиля должен соответствовать требованиям Единой государственной системы документов. Нормы составления документов закреплены в ГОСТах, различных справочниках, словарях и руководствах.
Основными особенностями языкового оформления текстов личных документов являются нейтральный тон изложения материала, лаконичность и краткость текста, точность и ясность выражения мысли, использование речевого стандарта – клише.
Следует помнить, что в деловых бумагах, в том числе личного характера, не употребляются слова и выражения:
а) вышедшие из употребления – архаизмы (например, не сего года, а этого года, текущего года; не означенный, а названный);
б) имеющие эмоционально-оценочный оттенок (например, взвинтить, сговор, насаждать);
в) относящиеся к ограниченной сфере употребления: просторечные слова, имеющие отрицательную эмоциональную окраску (например, балбес, скувырнуться); диалектизмы – слова местных, территориальных говоров (например, бурак (свекла), кочет (петух)); жаргонизмы – слова, характерные для определенных социальных групп (например, баранка (руль), замести (арестовать)).
Новые слова (неологизмы) или заимствованные слова используются только в том случае, если они получили устойчивое признание в языке, т. е. кодифицированы, закреплены в словарях или справочниках.
Имена числительные обычно пишутся цифрами (в некоторых случаях прописью в скобках после указанных цифр). Окончания порядковых числительных – через черточку, если числительные обозначены арабскими цифрами (например, 2-я научная студенческая конференция). После римских цифр окончания не пишутся (например, XI Международная научно-практическая конференция).
Глагольные выражения типа прошу разрешить, необходимо улучшить заменяются словосочетаниями, в состав которых входят отглагольные существительные: прошу разрешения, необходимо улучшение.
Широко используются конструкции с причастными и деепричастными оборотами, краткие страдательные причастия (например, принят на работу, направлен на учебу и т. п.).
Таким образом, владение языком делового стиля во многом зависит от умения употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов, что обеспечивает точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращает время на составление текста документа.
Также существуют определенные нормы и правила указания наименования адресата и адресанта, даты документа, подписи составителя, оформления печатного текста, нумерации страниц, сокращения слов и словосочетаний в тексте документов, склонения фамилий в русском языке.
1.2. Дата документа
Датой документа