Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве. Анжелика Шепелева
Читать онлайн книгу.
например, следующие ситуации. В трудовом договоре и приказе о приеме работнику установлен испытательный срок в течение месяца. Месяц закончился, но руководство предприятия не пришло к окончательным и конкретным выводам о соответствии работника поручаемой работе, поэтому и предлагает продлить испытательный срок принятому на работу до 3 месяцев. Отдел кадров издает приказ о продлении испытательного срока по инициативе работодателя, не задумываясь о том, что такая процедура по сути не вполне законна.
Если в трудовом договоре и приказе о приеме работника на работу испытательный срок не указан, это означает, что работник принят без испытания.
При необходимости форму приказа (распоряжения) о приеме работника на работу можно дополнить необходимыми реквизитами. Например, указать, что работник принят на работу с материальной ответственностью, с указанием даты и номера договора о материальной ответственности. Для принятых на работу по совместительству необходимо указать продолжительность рабочей недели – 16 ч по 3,33 ч ежедневно.
После подписания трудового договора и заявления о приеме на работу сотрудник отдела кадров подготавливает проект приказа о приеме на работу. Проект приказа при формировании отделом кадров электронной информационно-справочной базы, состоящей из копий приказов, оформляется в 3 экземплярах. Если электронная база отсутствует, необходимо подготовить дополнительную, 4 копию приказа (на бумажном носителе), так как ведение информационно-справочной работы по подлинникам приказов, имеющих срок хранения свыше 10 лет, недопустима.
При оформлении проекта приказа сотрудник отдела кадров проставляет месяц и год издания приказа. Нужно иметь в виду, что дата и номер приказа вписываются вручную после подписания приказа руководителем. Оптимальный вариант, когда дата приказа и дата приема работника на работу совпадают.
Стоит заметить, что некоторые современные кадровые программы автоматически регистрируют приказы на этапе оформления проекта документа. Это не совсем правильно с точки зрения делопроизводства и нарушает хронологический порядок издания приказов (датой приказа считается дата его подписания руководителем). В то же время исключает возможность издания приказов задним числом, их переоформления и других подобных случаев фальсификации документов.
Правила подписи
После оформления проекта приказа (распоряжения) о приеме работника на работу приказ визируется всеми заинтересованными лицами. Их состав зависит от структуры организации, это может быть:
1) руководитель кадровой службы;
2) отдел труда и заработной платы;
3) непосредственный руководитель (руководитель структурного подразделения, в которое работник поступает на работу);
4) работник бухгалтерии.
Последним, непосредственно перед подписанием приказа руководителем, свою визу ставит сотрудник юридической службы.
Проект приказа визируется на лицевой стороне первого