Настольная книга администратора АХО. С. В. Бачило
Читать онлайн книгу.
бесперебойного функционирования офиса. Составление смет расходов также входит в обязанности администратора АХО; причем в его обязанности входит не просто подписать договор и распланировать ремонт офиса, но и найти оптимальный вариант, когда при наименьшей возможной трате денежных средств достигается наибольшее возможное качество проделываемой работы или закупаемых товаров. Если же у компании есть несколько помещений, то обычно административно-хозяйственный отдел включает в себя минимум одного сотрудника для каждого из объектов (как правило, в должности офис-менеджера).
В компаниях со штатом, превышающим 300 человек, административно-хозяйственный отдел обычно уже имеет форму развитой разветвленной структуры. Помимо обязательной группы офис-менеджеров, которая отвечает за нормальное функционирование каждого рабочего помещения, принадлежащего компании, в АХО входит собственная бригада специалистов (электрик, сантехник, специалист по теплосетям, грузчики и т. д.), выполняющая ряд необходимых хозяйственных работ: срочные и плановые ремонты технической аппаратуры и коммуникаций, проведение профилактических работ и т. д. Эта бригада также может использоваться для иных, более мелких хозяйственных работ на каких-либо объектах компании (ремонт и сборка мебели, установка ламп в осветительных приборах, утепление окон и т. д.). Нередко администратор административно-хозяйственного отдела в компаниях такого размера находится в должности заместителя генерального директора; в его обязанности входит координация работы АХО и контроль над ее выполнением, а также учет хозяйственно-финансовых операций и ведение документооборота и архивов.
Наконец, в компаниях, штат сотрудников которых составляет более 600–700 человек, административно-хозяйственный отдел имеет собственный штат порядка 30 сотрудников. Здесь АХО выполняет ряд всевозможных работ, обеспечивающих бесперебойное функционирование компании: снабжение офисов всем необходимым для нормальной работы сотрудников, обслуживание технической аппаратуры и различных коммуникаций, эксплуатацию различных объектов компании, ремонт аппаратуры и помещений; административно-хозяйственный отдел также периодически проводит инвентаризацию собственности компании и учет всех проводящихся хозяйственно-финансовых операций. Разумеется, администратор АХО в компаниях такого размера уже не должен самостоятельно выполнять множество мелких хозяйственных работ; в его обязанности входит налаживание и поддержание связей как с государственными и муниципальными контролирующими органами, так и с сотрудниками административно-хозяйственного и прочих отделов компании.
Если систематизировать административно-хозяйственные функции (т. е. все те, за выполнение которых отвечает администратор АХО), то все их можно разбить на шесть групп:
1) обеспечение нормальной деятельности (т. е. все те функции, невыполнение которых создает существенные