Meeting Bibel. Daniel Hoch
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wie in der Einleitung Typen von Meetingteilnehmern zugespitzt aufgezeigt wird. Letztlich bestreitet jedoch sicher niemand, dass es aktive und passive, laute und leise, schnelle und langsame Arbeitsweisen bei allen Menschen gibt. Jeder Mensch geht anders in sozialen Gruppen und mit sozialen Situationen um. Gerade bei Meetings treffen viele verschiedene Charaktere mit verschiedenen Arbeitsweisen in einen Raum aufeinander. Wie bekommen Sie diese am besten aller unter einen Hut?
Fehler: Ignoranz. Unterschätzen Sie niemals Ihre Meetingteilnehmer, nur weil Sie sich vielleicht nicht auf Ihre oder die gewohnte Art beteiligen. Nur weil jemand nichts sagt, heißt es nicht, dass er nichts zu sagen hat. Und Sie erinnern sich bestimmt an einige Menschen, die viel reden, bei denen jedoch nur heiße Luft rauskommt.
So gehts: Sehen Sie das Ganze als eine Art Rollenspiel. Erkennen und fördern Sie dabei die verschiedenen Charaktereigenschaften. Fragen Sie sich: Wer bringt was in das Meeting? Wer ist der Optimist? Wer ist der Pessimist? Wer macht gute Stimmung und wer sorgt eher für die kritische Hinterfragung? Welche Persönlichkeit bringt welche Eigenschaften mit ins Meeting hinein? Wie verhalten sich die Rollen hinsichtlich des Themas? Wenn Sie das wissen, haben Sie die Grundlage, um die verschiedenen Teilnehmer anzuleiten und ihre Stärken wahrhaftig zu nutzen. Ein Optimist hält höchstwahrscheinlich eine spannendere Präsentation, ein Pessimist ist notwendig für kritisches Feedback. Natürlich gibts nicht nur Optimisten und Pessimisten. Es gibt viele verschiedene Rollen: die Analytiker, die Statistiker, die Erklärer, die Humorvollen, die Kreativen, die Realisten, die Anführer und, und, und. Versuchen Sie, auf die Teilnehmer individuell einzugehen und fördern Sie deren spezifische Charaktereigenschaften! Nutzen Sie das Potenzial, das schon in den Menschen steckt: Wer kann was besonders gut? Fördern Sie die individuellen Charaktereigenschaften und nutzen Sie diese für ein erfolgreiches Meeting.
KLARTEXT-TIPP
Erkennen Sie das individuelle Potenzial Ihrer Teilnehmer und fördern Sie ihre Stärken!
Rezept Nr. 3
Fetisch Rollenspiele
Wie überwinden Sie die nie endende Langweile? Und wie kriegen Sie Menschen dazu, ihre eingespielten Rollen ab und an auch zu verlassen? Um etwas Neues auszuprobieren? Und vielleicht trauen Sie sich sogar, ins Extreme zu gehen?! Das hat schon die eine oder andere Beziehung gerettet! In Meetings gilt das gleiche Prinzip wie beim Sex, es darf nie langweilig werden. Sonst erreichen Sie niemals Ihre persönliche Höchstleistung. Gestalten Sie es doch etwas interessanter.
Fehler: So, wie viele Menschen im Alltagstrott und festen Rollen hängen, nehmen sie auch gewohnte Positionen in der Arbeit und in Meetings ein. Überhaupt brechen Max und Lisa Mustermann viel zu selten aus ihrer Komfortzone aus und bleiben in ihren gewohnten Rollen stecken. Was für ein Theater! Wie langweilig. Das Spielen einer anderen Rolle im Leben ist meiner Erfahrung nach sehr hilfreich! Es verdeutlicht uns unsere eigentlichen Charakterzüge und stärkt dadurch das Selbst. Es ist kein Geheimnis, dass Menschen an neuen Aufgaben und unbekannten Situationen wachsen. Ganz nach dem Motto: „I have realized; it is during the times I am far outside my element that I experience myself the most.“ – C. JoyBell C.
So gehts: Ähnlich wie in Rezept Nr. 2 Rollenspiele, geht es auch in diesem Rezept um die Verteilung und das Einnehmen bestimmter Rollen im Meeting. Diese Methode ist zwar etwas unkonventionell, doch ich stehe einfach auf provokante und verrückte Herangehensweisen. Verteilen Sie vor dem Meeting Karten mit Beschreibungen verschiedener Charaktere darauf. Jede Person nimmt (geheim) die entsprechende Rolle ein. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen ruhig kreativ werden und schauen Sie, was passiert! Das Ganze fördert die Teilnahme als auch den Lachfaktor. Logischerweise ist diese Methode nicht für jedes Meeting geeignet, doch Sie profitieren von dieser positiven Erfahrung in allen Meetings. Außerdem nehmen Ihre Meetingteilnehmer automatisch verschiedene Rollen an und sorgen dadurch für verschiedene Meinungen. Meine Rollenvorschläge:
■ Anti (ist immer dagegen)
■ Bonze (will alles mit Geld regeln)
■ Superman (ist immer bereit und dabei)
■ Uralt (ist sehr ängstlich und sieht die negativen Seiten)
■ Rofl (versucht alles mit Humor zu sehen)
■ Verrückter Professor (denkt sich die schrägsten Lösungen aus)
KLARTEXT-TIPP
Verteilen Sie vor Beginn des Meetings Karten mit verschiedenen Rollenbeschreibungen. Die Teilnehmer weisen Sie an, sich den Beschreibungen entsprechend zu verhalten (Rollenvorschläge siehe oben).
Rezept Nr. 4
Verantwortung übertragen
Wie oft kam es schon vor, dass Sie in einem Meeting saßen und sich gefragt haben: „Was mach ich hier eigentlich? Naja, einfach unauffällig sitzen bleiben und hoffen, dass mich niemand anspricht.“? Glauben Sie mir, Sie waren garantiert nicht der Einzige mit solchen Gedanken. In so gut wie jedem Meeting wissen 60 % der Teilnehmer gar nicht, warum sie überhaupt anwesend sind und was sie beitragen können.
Fehler: Wenn sich niemand für etwas verantwortlich fühlt, dann passiert auch nichts. Ohne klare Strukturierungen weiß einfach niemand, was passieren soll. Die Angst etwas Falsches zu sagen, hemmt die meisten Menschen zusätzlich. Lieber Nichts sagen, als etwas Falsches.
So gehts: Abhilfe schafft da eine klare Aufgabenverteilung. Geben Sie genaue Anweisungen. Wählen Sie zunächst Ihre Aufgabe im Meeting und verteilen Sie dann die anderen Verantwortlichkeiten an die Meetingteilnehmer. Es gibt nicht nur die Rolle des Moderators und des Protokollanten. Es gibt viel mehr relevante Aufgaben! Wer ist verantwortlich für: Sauberkeit, Ordnung, Getränke, Snacks, Technik, Materialien, Zeit und Uhr, Einladungen, Länge des Meetings, Pünktlichkeit, Nachbereitung, Agenda, und und und. Verteilen Sie klare Aufgaben vorab des Meetings. Das bedeutet zwar für Sie etwas zusätzlichen organisatorischen Kram zu bewältigen, doch es lohnt sich! Das Ziel ist, dass sich jeder als wichtigen und unabdingbaren Meetingteilnehmer wahrnimmt. Dazu trägt maßgeblich der Moderator bei. Dieser hat eine besondere Rolle, er leitet das Meeting und wirkt einem chaotischen Ablauf entgegen. Er trägt im Idealfall auch die Verantwortung für die Vor- und Nachbereitung des Meetings. Es gibt immer einen – und nur einen! – Moderator. Bestimmen Sie spätestens am Ende des Meetings den Moderator für das nächste. Lassen Sie abwechselnd einzelne Teilnehmer die Moderation übernehmen. Verteilen Sie klare Aufgaben und geben Sie so einen Teil der Verantwortung an die anderen ab. Binden Sie Ihre Meetingteilnehmer so aktiv in das Geschehen ein. Es ist tatsächlich so, dass Menschen an Verantwortung wachsen und durch diese motiviert bleiben.
KLARTEXT-TIPP
Umso mehr individuelle Aufgaben Sie an die Meetingteilnehmer verteilen, desto flüssiger wird der Ablauf des Meetings. Außerdem steigert sich dadurch das Verantwortlichkeitsgefühl und somit die Qualität der Arbeit. Machen Sie die Teilnehmer für den Weg und das Ergebnis verantwortlich!
Rezept Nr. 5
A-Team
Ähnlich wie im Rezept Nr. 2 Rollenspiele geht es in diesem Rezept um eine feste Aufgabenverteilung für die Teilnehmer eines Meetings. Denn sonst sitzen wieder alle blöd rum und fühlen sich für Nichts verantwortlich. So wie in 90 % aller Meetings.
Fehler: Bevor Sie Ihre Meetingteilnehmer nicht wirklich kennen gelernt haben, gehen Sie davon aus, dass die meisten nicht die übermotivierten Erste-Reihe-Sitzer sind. Nein, gehen Sie lieber vom Gegenteil aus. Setzen Sie Ihre Erwartungen nicht zu hoch an, dann werden Sie auch nicht direkt enttäuscht. Das liegt keinesfalls an der Faulheit der Teilnehmer. Nein, es liegt vielmehr an einer Mischung aus Unwissenheit und Unsicherheit. Das Problem lösen Sie mit einer klaren Aufgabenverteilung. Eine Möglichkeit dafür, ist das bilden von A-Teams.
So gehts: Teilen Sie Teams ein, die verschiedene Aufgaben bekommen. Ändern Sie die Besetzung jedes Teams bei jedem Meeting und achten Sie auf klare Anweisungen. Es kommt natürlich ganz auf Sie an, welche Teams Sie für Ihre Meetings brauchen. Natürlich muss ein A-Team nicht unbedingt aus mehrere Personen