Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц. Павел Безручко
Читать онлайн книгу.
лица прагматичны. Поэтому они хотят знать цену вопроса, о котором пишет автор документа, и размер отдачи от предложенных решений.
• И цена вопроса, и отдача (выгода) бывает не только краткосрочной, сиюминутной. Цена вопроса может быть связана с рисками, которые еще не случились. А отдача в ряде случаев – это будущие перспективы и новые возможности.
• В тех ситуациях, когда возможны несколько различных вариантов решения, первые лица хотят понимать их цену и выгоду в сравнении друг с другом. При этом среди сравниваемых вариантов всегда есть вариант «ничего не менять».
• У любого варианта есть и плюсы, и минусы. Не манипулируйте, показывая только цену или только отдачу, и не злоупотребляйте «проблематизацией»: вы рискуете потерять доверие первого лица.
Будьте конкретны: опирайтесь на цифры, факты, бенчмарки
• Конкретность – одно из главных условий доверия к вашим выводам и рекомендациям.
• Для принятия решений первым лицам нужна точная, конкретная информация.
• Показать цену вопроса и отдачу от решения проще всего с помощью цифр, фактов, примеров.
• Смысл некоторых цифр и фактов невозможно понять, пока они не размещены в сравнительном контексте. Поэтому следует использовать бенчмарки.
• Правило «будьте конкретны» не означает «приводите больше подробностей». Используйте конкретику вместо оценочных суждений и обобщений, избегайте упущений информации.
Упрощайте по-умному
• Чтобы принимать решения и действовать, первым лицам необходима простая и ясная картина ситуации.
• Упрощайте сложные проблемы, выводы, концепции, планы и решения.
• Не бойтесь того, что первые лица сочтут вас «простаком». Им нет дела до вашей личности – их интересует результат.
• Не пытайтесь подать проблему или решение «абсолютно правильно». Просто предложите хорошее, эффективное решение. Больше беспокойтесь о сути, чем о форме.
• Избегайте излишнего упрощения, делающего ваши отчеты и предложения отрывочными и непонятными.
• Не верьте сложным гипотезам. Проверяйте их, прежде чем на них опираться.
• Если хотите найти простое, но эффективное решение, идите «в поле» – подойдите к проблеме вплотную.
• Правильно определяйте проблему. Решайте ту проблему, которая требует решения, а не ту, которую вы умеете (или формально обязаны) решать.
Пишите понятно
• Пишите короткими предложениями. Одно предложение – одна мысль.
• В одном абзаце группируйте мысли (предложения) на одну тему.
• В предложениях выделяйте субъект, действие и объект. Используйте прямые связи между субъектом, действием и объектом.
• Без необходимости не нарушайте логику «причина – событие – следствие».
• Не злоупотребляйте непонятной терминологией и размытыми понятиями. Используйте простой бизнес-язык.
Часть 5. Как сократить все лишнее?
Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа
• Чем