Präsentationen erfolgreich gestalten und halten. Matthias Garten
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eigentlich jedem einleuchten dürfte: Die Leute hassen langatmige, einschläfernde Präsentationen. Eine Ausnahme bilden lediglich diejenigen im Publikum, die auch tagsüber ein gewisses Schlafbedürfnis haben. Eine häufig zitierte Wallstreet-Journal-Studie kommt zu dem Ergebnis, dass 84 Prozent aller Präsentationen als uninteressant und ermüdend angesehen werden. Nur 3 Prozent liegen im Wow-Bereich und begeistern die Zuschauer. Sind das nicht erschreckende Zahlen?
Die Fähigkeit, überzeugend zu präsentieren, gehört heutzutage zu den Schlüsselqualifikationen im Business und im öffentlichen Leben. Bei zahlreichen Anlässen und in vielen Unternehmensbereichen hängt viel vom Präsentationserfolg ab.
Ich nehme an, es reizt Sie herauszufinden: Was können Sie tun, um noch wirkungsvoller zu präsentieren? Wie können Sie noch besser überzeugen? Wie erreichen Sie noch effektiver Ihre Präsentationsziele? Wie schaffen Sie es, Ihre Zuhörerschaft zu begeistern? Wie gelingt Ihnen eine Wow-Präsentation?
Auch ich habe lange Zeit nach der geeigneten und besten Form der Präsentation gesucht – begleiten Sie mich nun auf der Suche nach dieser besten Präsentationsweise.
Die perfekte Präsentationsart gibt es nicht
Über Präsentationen sind schon etliche Bücher geschrieben worden. Jeder Autor vertritt seine eigenen Thesen. Beispielsweise propagieren viele das von Barbara Minto in den 1960er-Jahren für McKinsey entwickelte Pyramidenprinzip als die Universalmethode für den Aufbau von Präsentationen. Einige Autoren setzen auf Storytelling und geben den Rat, PowerPoint und Co völlig zu entsagen. Manche empfehlen, ausschließlich ganze Sätze auf die Folien zu schreiben, andere hingegen, nur Schlagworte zu verwenden. Wieder andere schwören darauf, vollständig auf Folientext zu verzichten und ausschließlich Bilder einzusetzen.
Ich selbst beschäftige mich seit über 20 Jahren intensiv mit dem Thema Präsentationen. Seit 1993 führe ich eine Präsentationsagentur mit mehreren Mitarbeitern. Ich habe laufend Trends verfolgt, immer wieder Bücher über dieses Thema gelesen, selbst einige Artikel und Bücher darüber geschrieben und unzählige Vorträge zum Thema Präsentationen gehalten. Natürlich habe ich mich mehr als einmal gefragt, was denn jetzt wirklich die ideale Methode ist. Gibt es die eierlegende Wollmilchsau der Präsentationstechnik? Wie kann eine optimale Präsentation aussehen? Welche Grundregeln gelten für erfolgreiche Präsentationen?
Wie schnell Einheitsregeln an ihre Grenzen stoßen, konnte ich schon vielfach beobachten. Ich habe Referenten gesehen, die fast mustergültig die Regeln einer bestimmten Präsentationstechnik, zum Beispiel das Pyramidenprinzip oder die Methode des Storytelling, angewandt haben und trotzdem nicht zum Ziel gekommen sind. So scheiterte beispielsweise ein Controller mit einer Präsentation vor Vertriebsleuten mit seinem Vorgehen nach dem Pyramidenprinzip. Offensichtlich konnte er damit die Vertriebler auf der emotionalen Ebene nicht erreichen und nicht begeistern.
Eine Kollegin aus den Reihen der Topspeaker sagte einmal zu mir, dass ihr klar sei, dass sie nie alle Menschen im Publikum erreichen könne. Es werde immer Menschen geben, die ihre Art des Vortrags – bei ihr ist es das Storytelling – nicht mögen würden. Jedoch: Solange ein Großteil der Zuschauer ihr positive Rückmeldungen gebe, bleibe sie bei ihrem Vortragsstil. Ich stimme ihr zu. Aus gutem Grund gibt es den Satz: „If you want to be everybody’s darling, then you are nobody’s darling”: Wenn Sie es jedem recht machen wollen, machen Sie es niemandem recht. Das gilt auch für Präsentationen.
Sie können es unmöglich allen recht machen – es wird unter den Zuhörern immer welche geben, die dem Dargebotenen kritisch oder gar völlig ablehnend gegenüberstehen.
Von der Kunst, sein Publikum zu erreichen
Mitunter werden Präsentationen auch als Kunstwerke angesehen. Beim Vergleich mit der Kunst fällt mir eine neuere Definition von Kunst ein: Kunst ist das, was der Betrachter als Kunst ansieht. Gute und erfolgreiche Kunst ist abhängig vom Zuschauer – ohne Zuschauer keine Kunst. Folglich liegt die Kunst der Präsentation darin, einen direkten Bezug zu den Zuschauern herzustellen.
Das jeweilige Publikum entscheidet darüber, was eine gute oder schlechte Präsentation ist. Die Resonanz auf eine Präsentation ist stets zuschauerabhängig. Diese Tatsache machen sich jedoch nur wenige Referenten bei der Vorbereitung ihrer Präsentationen bewusst. Die meisten beschäftigen sich ausschließlich damit, was sie mitteilen wollen, und zwar unabhängig davon, wer vor ihnen sitzt. Gerade die treffsichere Analyse des Publikums ist aber ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg.
Die Beschäftigung mit der Zielgruppe ist natürlich nicht der einzige Garant für erfolgreiches Präsentieren. Ein wichtiger weiterer Erfolgsfaktor ist die eigene Persönlichkeit:
■ „Welche innere Haltung habe ich?“
■ „Was strahle ich aus?“
■ „Welche Werte leiten mich?“
■ „Was habe ich anderen Menschen zu geben?“
■ „Über welchen persönlichen Erfahrungshorizont verfüge ich?“
■ „Wie authentisch bin ich?“
■ „Wie wirkt meine Rhetorik?“
Dennoch: Die Beschäftigung mit der Zielgruppe ist von elementarer Bedeutung für den Erfolg einer Präsentation. Ein Präsentator muss seine Zuhörer verstehen – und umgekehrt müssen die Zuhörer ihn verstehen. Nur dann hat er die Chance, eine Verbindung zum Publikum aufzubauen und seine Botschaft zu übermitteln.
Fallbeispiel: Wer sein Publikum kennt, kann es fesseln
Vor vielen Jahren saß ein Kunde mit mir im Besprechungsraum meiner Präsentationsagentur. Der Mann war promovierter Chemiker und Produzent von Wasseraufbereitungsgeräten. Seine Geräte dienen der zusätzlichen Filterung von Leitungswasser, sie befreien es von Kalk und unerwünschten Begleitstoffen wie zum Beispiel Arzneirückständen. Zusätzlich wird das Wasser durch die Apparatur energetisiert.
Er erzählte mir, dass er häufiger Gelegenheit habe, Vorträge vor Ärzten, Heilpraktikern und gesundheitsbewussten Menschen zu halten, klagte aber über die sehr schlechte Resonanz. Im Schnitt seien 30 Personen bei einer Veranstaltung, aber keiner wolle die Anschaffung tätigen. Ich fragte ihn, zu welcher Tageszeit er denn die Präsentationen halten würde. Er antwortete: „Abends von 18 bis 21 Uhr.“ Auf meine Nachfrage, wie hoch denn die Einschlafquote sei, meinte er, es sei für viele Teilnehmer nach Feierabend und da sei es ja normal, dass der eine oder andere einschlafe. – Immerhin bemerkte er die Nickerchen. Viele Vortragende werden nicht einmal stutzig, wenn sich der Saal leert.
Dann schaute ich mir seine PowerPoint-Folien an. Sie waren sicherlich ein ausschlaggebender Grund für den ausbleibenden Erfolg, denn sie waren sehr wissenschaftlich aufgebaut und enthielten viele Diagramme, Formeln und Systemmodelle. Die Erklärungen waren umfangreich, detailliert und kompliziert, und so musste selbst der interessierteste Zuhörer Probleme haben, ihnen zu folgen. Der Referent hatte also eine Informationspräsentation gehalten und versucht, die Zuhörer mithilfe von Zahlen, Daten und Fakten aufzuklären.
Der Chemiker gab uns den Auftrag, seine PowerPoint-Präsentation zu optimieren. Wir entschlackten die Folien und modernisierten die Anmutung. Er erhielt von uns die Überarbeitung und präsentierte nun damit. Einen Tag später rief er mich an – die Präsentation sei sehr gut gelaufen, kein einziger Zuhörer sei eingeschlafen! Ich wollte wissen, wie denn der Verkauf gelaufen sei. Er antwortete, es habe leider noch immer keinen Kaufinteressenten gegeben.
Das ließ mir keine Ruhe. Ich überlegte, wie sich die Wirkung der Präsentation noch weiter verbessern ließe. Meine eigene Präsentationsmethode befand sich zu diesem Zeitpunkt noch im Entwicklungsstadium, aber ich war ihr schon auf der Spur. Wir boten dem Kunden an, uns näher mit den Inhalten zu beschäftigen; er stimmte zu. Ich nutzte das damals noch rudimentäre Wissen über den zielgruppenorientierten Ansatz. Im ersten Schritt komprimierten wir die Inhalte auf das Wichtigste.