Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны. Александр Кришталюк
Читать онлайн книгу.
считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации. В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в Документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания. Движение документов выделенного хранения также начинается после их учета. В приведенном определении открытого документооборота движение документов завершается окончанием исполнения или отправкой.
В конфиденциальном делопроизводстве движение поступивших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. Движение документов выделенного хранения заканчивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение. С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов, момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и до отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения. Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов. В процессе движения документов нужно создавать условия для сохранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вместе с тем важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. Поэтому организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:
– разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;
– исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;
– целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;
– исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;
– фиксированной передачи конфиденциальных документов;
– обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;
– персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных