Конфиденциальное делопроизводство и защита коммерческой тайны. Александр Кришталюк
Читать онлайн книгу.
силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов.
Своевременность документной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.
Организация исполнения документов включает в себя и оперативное доведение их до исполнителей, и обеспечение своевременного и качественного решения содержащихся в документах вопросов.
Организация использования документов состоит в обеспечении как текущего, оперативного, так и последующего, ретроспективного использования документной информации.
Вторая задача имеет своей целью обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации. Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:
– письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
– жесткое регламентирование состава издаваемых документов и содержащейся в них информации, в том числе на стадии подготовки черновиков и проектов документов;
– обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков;
– максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;
– фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;
– проведение систематических проверок наличия документов;
– разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
– жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
– регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией, к ее защите;
– персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.
Особенностью конфиденциального делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на первый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В частности, функциями по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности являются создание документов, необходимых и достаточных для такой деятельности, предоставление каждому пользователю всех документов, требующихся для выполнения должностных обязанностей, параллельными им функциями по реализации задачи защиты конфиденциальной информации – предотвращение необоснованного издания и рассылки документов, исключение необоснованного