Система «Кольчуга++». Базовые приемы управления. Александр Валерьевич Старовойтов
Читать онлайн книгу.
периодически повторяющихся многоэтапных действий составляйте инструкции. Они станут ядром практических навыков коллектива. Составление инструкций лучше поручить самому опытному специалисту, а ее проверку – самому неопытному, тогда можно добиться ее ясности для каждого сотрудника.
2. Составляйте краткие инструкции для себя. Это тот третий результат Вашей деятельности, который позволит в будущем быстрее идти уже обозначенным путем.
Некоторые задачи не являются рутинными и чтобы их решить иногда требуется пара часов для определения лучшего порядка действий. Думая, что экономим время, мы не записываем эти шаги, надеясь на память. Но через месяц-два, из-за психологических ограничений для решения такой же задачи нам опять придется потратить столько же времени, т. к. велика вероятность того, что мы забудем, как и что делали.
Поэтому, если решение задачи требует больше 3–5 шагов, составляйте для себя краткую инструкцию в письменном виде. Это поможет повторить решение задачи быстрее даже через пару месяцев, а то и через год.
Второй плюс такого подхода – решение данной задачи Вы сможете ДЕЛЕГИРОВАТЬ, передав инструкцию.
3. Составляйте инструкции по схеме “5 по 5”. Оптимальное для восприятия количество пунктов 7+-2. Поэтому старайтесь составлять инструкции по формуле 5 по 5, т. е. она должна состоять из 5 разделов, в каждом из которых должно быть не более 5 пунктов, в каждом из которых не более 5 подпунктов. Такая инструкцию воспринимается и запоминается легче.
4. Составляйте “линейные инструкции”. Как правило, любой процесс имеет наиболее часто реализуемую линейную структуру. В нештатных ситуациях, процесс может выполняться по-другому. Лучше написать инструкцию для стандартного порядка, а действия в нештатных ситуациях изложить в отдельном приложении к инструкции.
1.2. Техника «Жаба в томатном соусе» на завтрак»
«Я знаю, что эту задачу нужно выполнить, но не знаю сколько это времени займет, да еще она и не очень приятная». Знакомы такие мысли? Ведь чтобы составить инструкцию, проанализировать шаги нужно сделать ПЕРВЫЙ шаг – уделить внимание пугающей задаче.
Вернемся к формуле развития:
Н*В*ПШ>ПП
где:
Н – недовольство нынешним положением дел
В – видение новой ситуации, цели
ПШ – первые шаги
ПП – противодействие переменам.
В данном случае ПП кажется чем-то большим и страшным, но без четких очертаний. При этом пугает неизвестность и непонятность дела, а не что-то конкретное. Таким делам даже дали название – «лягушки» или «жабы».
Чтобы легче было справиться с таким делом, нужно добавить определённости. Обычно это делают с помощью таймера, выставив его на 20–25 мин. В результате ПП уже не большое серое, а лишь довольно короткий промежуток времени.
Сейчас таймеры есть на телефонах, компьютерах и т. п. а раньше использовали кухонные таймеры, которые имели, в основном, форму помидора. Отсюда и название метода – метод «помидора».
Такие короткие временные барьеры легко преодолеть, они не пугают и позволяют сделать первые шаги по решению проблемы. Они дают очень важное чувство