Manual de Excel 2010. MEDIAactive
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la enorme utilidad de la función de filtrado de Excel cuando se trabaja con listas de datos extensas y se desea localizar con rapidez valores concretos. Para deshabilitar el filtro y dar por acabado este ejercicio, pulse nuevamente el botón Ordenar y filtrar y haga clic en el comando Filtro.
Cuando el listado que vaya a filtrar sean muy extenso y contenga mucho valores distintos, utilice el cuadro de búsqueda de la función Autofiltro para localizar en el panel los que le interesan.
Lección 24. Filtros avanzados
La herramienta Autofiltro se complementa con la función denominada Filtro avanzado. A diferencia de la primera, la herramienta Filtro avanzado sólo se encuentra en la ficha Datos de la Cinta de opciones. Para ejecutar un filtro avanzado, debemos construir una pequeña tabla paralela, denominada Rango de criterios, que contenga los rótulos de las categorías y los criterios. Al seleccionar este rango, el programa interpreta como criterios de filtro las palabras situadas debajo de cada categoría. Si no se especifica lo contrario, el filtro se aplica a la totalidad de la tabla, sin necesidad de seleccionarla. En el cuadro de diálogo Filtro avanzado, disponemos también de la posibilidad de copiar el resultado de la operación en otro punto de la hoja o del libro.
1 Seguimos trabajando con el libro de ejemplo Precios.xlsx. Para trabajar con filtros avanzados, lo primero que haremos será introducir el rótulo de la categoría y el criterio de filtrado que queremos establecer como rango de criterios. Haga clic en la celda G1, escriba el término Precio Coste y pulse la tecla Retorno.
2 En la celda G2, ahora seleccionada, inserte la cifra 12 y vuelva a pulsar la tecla Retorno.
3 Con este criterio filtraremos el contenido del libro de manera que sólo se muestren los productos con un precio de coste de 12 euros. Ahora debemos seleccionar alguna de las celdas de la tabla original. De este modo, el programa interpretará automáticamente que el rango de la lista a partir del cual se realiza el filtro avanzado es la tabla en cuestión. Haga clic en la celda C3.
4 Sitúese en la ficha Datos de la Cinta de opciones (1) y pulse en el botón Avanzadas del grupo de herramientas Ordenar y filtrar. (2)
5 Se abre el cuadro Filtro avanzado, que muestra unos valores predeterminados. Como ve, el rango que se debe filtrar tomado por el programa por defecto comprende toda la tabla. Sólo nos falta establecer el rango de criterios. Haga clic dentro del campo Rango de criterios. (3)
6 Haga clic en la celda G1 y, manteniendo pulsada la tecla Mayúsculas, seleccione también la celda G2. (4)
Los iconos que aparecen a la derecha de los campos del cuadro Filtro avanzado permiten minimizarlo cuando sea necesario para seleccionar las celdas directamente en la hoja.
7 Los criterios del filtro han quedado establecidos. Ahora podemos elegir entre filtrar la lista sin moverla de lugar o bien copiarla en otro punto de la hoja. Haga clic en el botón de opción Copiar a otro lugar.
8 Al elegir esta opción, se activa un nuevo campo, Copiar a, en el que debemos establecer el lugar en el que se copiará el resultado del filtrado de datos. Puede copiar la lista resultante del filtrado en una nueva hoja o en la misma con la que está trabajando e incluso puede copiarla en otro libro que tenga abierto en este momento. Haga clic en el campo Copiar a y pulse en la celda G3 para seleccionarla como destino de la copia. (5)
Si se activa la opción Sólo registros únicos de este cuadro, los valores únicos del rango seleccionado se copiarán en la ubicación indicada.
9 Una vez establecidas todas las condiciones para el filtro avanzado, pulse el botón Aceptar.
RECUERDE
El filtrado avanzado es una operación que no puede deshacerse (vea que el icono Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido está desactivado) por lo que para borrar el resultado deberá eliminar el contenido de las celdas.
10 El resultado es la visualización de los dos productos de nuestro listado de ejemplo cuyo precio de coste es de 12 euros. Mediante el arrastre, seleccione el rango de celdas G1:K5. (6)
11 Pulse la tecla Suprimir para borrar el contenido de las celdas seleccionadas y acabe el ejercicio pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (7)
Lección 25. Importar datos
Excel 2010 ofrece la posibilidad de importar datos tanto directamente del web como de distintas bases de datos y archivos ya existentes, entre otras posibilidades. En esta lección aprenderemos a importar datos procedentes de bases de datos y archivos de texto. Las herramientas de importación de datos se encuentran en el grupo de herramientas Obtener datos externos, en la ficha Datos de la Cinta de opciones. Esas herramientas permiten importar datos desde una base de datos de Microsoft Access, desde una página Web, desde