Должностная инструкция руководителя, или Управленческая восьмёрка. Дмитрий Кувшинов
Читать онлайн книгу.
фирмы с определённой периодичностью. Бюджет доходов и расходов, допустим, верстается экономической службой раз в квартал, налоги на зарплату начисляются бухгалтером раз в месяц, а продавец в магазине выполняет функцию продажи десятки раз в день.
Функция всегда имеет «вход» и «выход»,т. е. начало её выполнения всегда предвещает что-то – документ, информация, команда либо событие. Так, для выполнения функции разгрузки машины на складе необходимо событие – приход машины на склад, а для начисления Единого социального налога нужна, как минимум, ведомость на заработную плату – документ.
Любая функция на выходе также содержит либо документ, либо информацию или команду. Разгрузил машину на складе – распишись в накладной, совершил продажу оборудования клиенту – оформи документацию.
На выполнение функции всегда тратятся ресурсы. Это:
• сырьё и материалы;
• оборудование, инструмент, нематериальные активы (программные продукты, лицензии и т. д.);
• время, затраченное персоналом на выполнение функции.
Функция, как правило, выполняется сотрудниками без перерывов.
Кроме этого, при делении деятельности вашего подразделения на функции может пригодиться ещё один хороший принцип:
Делить надо не как хочется, а как делится.
При делении апельсина возможны два подхода:
Рис. 20. Два метода деления апельсина
Работу по созданию реестра функций подразделения вы можете сделать сами, особенно если вы подготовленный специалист, но всё же лучше поговорить о данных функциях и специфике их выполнения с человеком, который передаёт вам дела. Если же это по каким-нибудь причинам невозможно, уточняйте функционал со своими подчинёнными.
В итоге, описывая работу склада, у вас может сформироваться следующий перечень функций:
Таблица 3. Перечень функций
В большинстве случаев для описания технологии руководителю небольшого подразделения достаточно простого перечня функций, выполняемых в его подразделении.
Такой способ описания технологии прост и подходит только для описания простых процессов – там, где функции не увязаны друг с другом. В качестве примера можно привести работу секретаря, выполняющего множество разноплановых функций, и не принципиально, в какой последовательности оних делает.
В более сложном варианте, когда в процессе работы участвуют сразу несколько сотрудников, функции показываются на схеме, во взаимосвязи с документами и событиями, сопровождающими выполнение этих функций. Если же вам обязательно нужна наглядность в описании процессов вашего подразделения, вы можете такие схемы построить самостоятельно.
Это очень удобный и наглядный инструмент, позволяющий руководителю ознакомиться с технологией при входе в должность, а также помогающий впоследствии проводить реинжиниринг бизнес-процессов.
Существуют