Digital Working für Manager. Thorsten Jekel
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schon seit Jahren der strenge Grundsatz: Kein Meeting ohne Agenda vorab und Protokoll zum Schluss. Das mittlerweile schon „klassisch“ zu nennende Protokoll besteht einfach aus einem Word-Dokument, das – idealerweise innerhalb von maximal zwei Stunden nach Ende des Meetings – allen Teilnehmenden im Intranet oder über einen Web-Service zur Verfügung steht. Sie sparen Zeit und verbessern die Übersichtlichkeit, wenn Sie für die Agenda und das Protokoll dasselbe Grundgerüst verwenden. Das Protokoll ist dann das ausgefüllte „Formular“, das allen bereits vor dem Meeting zur Verfügung stand (siehe Kasten). Ist Ihr Protokollant fix, dann können alle das fertige Protokoll noch in den letzten Minuten des Meetings per WLAN auf ihre Laptops oder Tablets laden.
Microsoft Word ist nach wie vor der „Goldstandard“ der Textverarbeitung. Inzwischen haben auch Apple Pages oder OpenOffice Writer im Business ihre Fans.
Wenn in diesem Buch von Word-Dokumenten die Rede ist, sind solche Alternativen immer mitgemeint.
Ein elektronisches Whiteboard – auch Smartboard genannt – kann das Protokoll per Word-Dokument sinnvoll ergänzen. In einigen Fällen, insbesondere bei Kreativ-Meetings, kann es das Word-Protokoll auch komplett ersetzen. Beim Whiteboard handelt es sich um eine digitale Tafel, auf die sich Computerbilder projizieren und mit einem speziellen elektronischen Stift handschriftlich ergänzen lassen. So werden beispielsweise die Ergebnisse eines Brainstormings für einen neuen Produktnamen automatisch von der „Tafel“ im Besprechungsraum in eine Datei übernommen.
Tabellarische Vorlage für Agenda und Protokoll
Hier ein Beispiel für eine einheitliche Tabelle, die vor dem Meeting als Agenda und nach dem Meeting – um die Ergebnisse ergänzt – als Protokoll zum Download bereitsteht:
Neueste Whiteboards können allerdings noch viel mehr. Sie erlauben es, einen Computer für alle im Besprechungsraum sichtbar einzusetzen und mit der Hand zu steuern. Was früher nur in James-Bond-Filmen funktionierte, kann heute jeder Mittelständler einsetzen.
TIPP:
„Sofort“ lautet das Zauberwort im Umgang mit Ergebnissen: Flipcharts sofort fotografieren, Whiteboard-Skizzen sofort speichern, die Dateien sofort bearbeiten und danach alles sofort allen anderen zugänglich machen.
Mit dem Programm Adobe Ideas können Sie elektronische Skizzen einfügen. Dies entweder auf dem Whiteboard oder auf dem Tablet, wobei sich das Bild dann per Beamer an die Wand des Besprechungsraums projizieren lässt. Die per Adobe Ideas skizzierten Vektorgrafiken lassen sich später am Schreibtisch mit den Programmen Adobe Illustrator oder Adobe Photoshop weiterentwickeln. So kann eine im Meeting schnell entstandene Skizze im Protokoll bereits als übersichtliche Grafik erscheinen. Mit der App Jot für das iPad können alle Teilnehmer sogar gleichzeitig an einem Whiteboard arbeiten. Externe haben die Möglichkeit, die Ergebnisse über das Internet zu verfolgen (Infos unter http://tabularasalabs.com oder im App-Store von Apple).
Viele Manager nutzen in Meetings immer noch am liebsten Flipchart und Edding. Dagegen ist überhaupt nichts einzuwenden, weil es unkompliziert ist und schnell geht. Kennen Sie Leitz EasyFlip? EasyFlip ist eine Folienrolle, mit der Sie Ihr „Flipchart“ immer dabeihaben. Sie können die Rolle sogar als Handgepäck ins Flugzeug mitnehmen, was Ihnen mit einem herkömmlichen Flipchart kaum gelingen dürfte. Bei Bedarf reißen Sie einfach eines der selbsthaftenden Blätter ab und bringen es – ganz ohne Tesafilm – an einer Wand im Meetingraum an. Der Klebeeffekt entsteht durch elektrostatische Ladung und wirkt auf fast jedem einigermaßen glatten Untergrund.
Auch die Arbeit mit dem Flipchart wird durch digitale Helfer einfacher und effizienter. Fotografieren Sie zum Beispiel am Schluss des Meetings die Flipchart-Blätter mit Ihrem iPhone oder iPad, so können Sie diese Fotos über PhotoSync sofort auf einen lokalen Rechner oder in Dropbox, Facebook, Flickr oder Google Drive übertragen. PhotoSync gibt es im App-Store von Apple für weniger Geld als einen Kaffee bei Starbucks. Der Riesenvorteil einer solchen App: Sie können beliebig viele Fotos gleichzeitig markieren und drahtlos versenden – statt jedes einzeln per E-Mail verschicken zu müssen.
TIPP:
Auf der Website von PhotoSync können Sie das Hilfsprogramm PhotoSync Companion für PC und Mac herunterladen. Die App selbst erhalten Sie im App-Store von Apple. Mit der App und dem Companion übertragen Sie Fotos drahtlos von iPhone oder iPad auf einen Rechner. Infos unter www.photosync-app.com
PhotoSync unterstützt auch WebDAV. Diesen sicheren Upload-Standard sollten Sie immer verwenden, wenn Sie vertrauliche Informationen ins Intranet oder in die Cloud hochladen. Die älteren Standards FTP und SFTP genügen zeitgemäßen Sicherheitsanforderungen nicht mehr. Nutzen Sie Android auf Ihrem Smartphone oder Tablet, so finden Sie mit SyncMe oder Photo Sync (diesmal in zwei Wörtern geschrieben) vergleichbare Programme. Egal, mit welcher App Sie die Fotos aus dem Meeting hochladen – Sie können eine Notizsoftware wie Evernote oder Microsoft OneNote verwenden, um die Infos allen Teilnehmern zugänglich zu machen. Nutzen Sie dafür entweder die komplette Notizsoftware gemeinsam oder vergeben Sie Zugriffsrechte für ein einzelnes Besprechungs-Notizbuch. Mit Photo-Sync können Sie Fotos von Flipcharts direkt in Evernote übertragen. Mehr zu dem rundum empfehlenswerten Programm Evernote lesen Sie in Kapitel 11.
Kundenmeetings und sensible Gespräche
Es gibt Meetings, die besonderes psychologisches Fingerspitzengefühl erfordern. Dazu gehören etwa Verkaufsgespräche der Vertriebsmannschaft bei wichtigen Kunden. Ein anderes Beispiel sind Verhandlungen mit Vertretern von Banken oder Finanzinverstoren. Wo Sie gegenüber Externen einen tadellosen Eindruck hinterlassen möchten, wirkt zu viel digitaler „Schnickschnack“ manchmal störend. Hier ist weniger mehr. Insbesondere bei Kundenmeetings sollte niemand auf einer Tastatur klappern. Das finden viele Kunden unhöflich und unpersönlich.
Übrigens gilt das auch bei Telefonaten oder Telefonkonferenzen mit Kunden. Das Klappern hört man am Telefon – und der Kunde bekommt unbewusst den Eindruck, dass sein Gesprächspartner mit anderen Dingen beschäftigt ist. Und unter uns: Es soll durchaus vorgekommen sein, dass Mitarbeiter in längeren Telefonkonferenzen nebenbei schnell eine Message auf Facebook geschrieben haben. Dass die heimliche Aufzeichnung eines Telefonats keine Alternative ist, sollte klar sein. Denn damit würden Sie sich strafbar machen.
Grundregel für Kundengespräche und sensible Meetings:
„So digital wie möglich, so analog wie – aus Höflichkeit und Respekt – nötig.“
Einfach kapitulieren und zum Bleistift zurückkehren ist ebenfalls problematisch. Denn rein handschriftliche Notizen lassen sich nur umständlich digitalisieren und weiterverarbeiten. Ein fast schon genialer Kompromiss ist deshalb ein „Smartpen“ wie der Echo Livescribe, den ich selbst in jedem Kundenmeeting benutze. Aus Kundensicht notiere ich ganz ruhig und klassisch handschriftlich. Bloß sieht mein Stift etwas komisch aus und mein Notizblock ist aus Spezialpapier. Der Livescribe erfasst alle Schreibbewegungen gleichzeitig digital. Wenn ich ihn nach dem Meeting per USB-Anschluss mit einem Computer verbinde, kann ich alle meine handschriftlichen Notizen auf dem Bildschirm sehen, mit einer Handschrift-Erkennung bearbeiten und speichern. Ich kann sie dann auch in das elektronische Kundenbeziehungsmanagement – das CRM-System – oder in mein digitales Notizbuch Evernote übertragen.
TIPP:
MyScript des Anbieters Vision Objects ist die meistgekaufte Online-Technologie zur Handschrift-Erkennung und lässt sich in zahlreiche Software-Umgebungen integrieren. Infos unter www.visionobjects.com/de
Meetings per Voice- und Videokonferenz
„Schafft die Meetings ab! Restlos und endgültig!“ – Mit solchen