Digital Working für Manager. Thorsten Jekel
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kritisch sollte dann bei jedem einzelnen Teilnehmer gefragt werden, ob seine Anwesenheit notwendig oder verzichtbar ist.
Ich empfehle persönliche Treffen vor allem für den Beziehungsaufbau. Je besser Sie Ihre internen und externen Mitarbeiter, Kunden oder Partner kennen, desto mehr können Sie auf Medien ausweichen. Auch kann es klug sein, wichtige Vereinbarungen lieber persönlich zu treffen. Für die weitere Abstimmung und Umsetzung des Vereinbarten sind Meetings dann oft überflüssig. Hier können Sie auf Telefon- und Videokonferenzen ausweichen. Telefonkonferenzen sind immer eher sachbezogen und etwas „kühl“. Videokonferenzen bieten da schon eher das Feeling des „echten“ Meetings.
Auf die Fakten konzentriert: Voiceconferencing
Die klassische Telefonkonferenz findet immer mehr über das Internet statt. Internettelefonie (Voice over IP – VoIP) ist dank der heute zur Verfügung stehenden Übertragungs-Bandbreiten hinreichend zuverlässig, und die Qualität der Sprachübertragung ist allgemein gut. Für eine simple Dreierkonferenz im Inland können Sie nach wie vor Ihre ISDN-Anlage mit Festnetz-Flatrate nutzen. Übertragungsqualität und Sicherheit sind dabei noch etwas besser. Bei mehreren Teilnehmern, die teilweise vielleicht im Ausland sitzen, sind VoIP-Lösungen, wie das extrem beliebte Skype, jedoch unschlagbar.
TIPP:
Plattformen für Voice- und Videoconferencing sind neben den kostenlosen Angeboten Skype oder Sipgate die professionellen Lösungen Adobe Connect, Mindjet Connect, Spreed oder – als ganz „große“ Lösung – Cisco Unified MeetingPlace.
Skype gehört inzwischen zu Microsoft. Die Nutzung der Basisfunktion – Voice- oder Videoconferencing mit anderen Skype-Nutzern über das Internetprotokoll IP – ist immer kostenlos. Bis zu 25 Gesprächsteilnehmer lassen sich über Skype zu einer Konferenz zusammenschalten. Kostenpflichtig wird Skype erst, wenn Verbindungen zu herkömmlichen Telefonnummern hergestellt werden sollen. Skype nennt diese Option „SkypeOut“. In größeren Unternehmen mit internen Netzwerken wird Skype aufgrund von Sicherheitsbedenken allerdings oft nicht zugelassen.
Hier sind kostenpflichtige Angebote wie Adobe Connect die Lösung. Sie ermöglichen den Aufbau einer kompletten internetbasierten Kommunikationsarchitektur im Unternehmen. Lösungen wie Adobe Connect bieten Ihnen immer die Möglichkeit der Sprachkonferenz als Basisfunktion. Diese Funktion können Sie jedoch um die Möglichkeit des Dokumentenaustauschs und der Online-Präsentation erweitern und bei Bedarf auch zur Videokonferenz übergehen. Eine in vielen Fällen interessante Variante ist die Sprachkonferenz. Dabei können PowerPoint-Präsentationen betrachtet oder sogar in Echtzeit Zeichnungen erstellt und für alle sichtbar gemacht werden. Damit haben Sie alles, was ein Meeting inhaltlich braucht. Sie verzichten lediglich auf den persönlichen Kontakt.
Live und in Farbe: Videoconferencing
Soll ein virtuelles Meeting etwas persönlicher und emotionaler sein, bietet sich Videoconferencing an. Manager, die für die anderen auch mit Gestik und Mimik erkennbar sind, können besser führen oder motivieren, als wenn nur ihre Stimme zu hören ist. Wenn Sie Video-Grußbotschaften bei Großveranstaltungen kennen, dann wissen Sie, dass diese eine stärker suggestive Wirkung entfalten als Grußworte, die lediglich verlesen werden. Ich empfehle Führungskräften, von Videokonferenzen stärker Gebrauch zu machen, als es heute in den meisten Unternehmen üblich ist.
Allerdings muss sich jeder klar sein, dass er tatsächlich „live und in Farbe“ gegenüber Mitarbeitern, Kunden oder Partnern zu sehen ist. Ich erlebe immer wieder, wie einige das anscheinend vergessen. Schlecht ausgeleuchtet sitzen sie im offenen Hemd vor der Webcam, im Hintergrund ist ihr unaufgeräumtes Büro zu sehen und durch das offene Fenster dringen Geräusche, die es schwer machen, jedes Wort zu verstehen. Ich rate: Ziehen Sie sich bei Auftritten vor der Webcam an, als ob Sie zum Kunden gehen – besser overdressed als underdressed. Achten Sie auf einen neutralen, am besten einfarbigen Hintergrund – eine Bücherwand ist auch okay –, ein gutes Mikrofon, angenehme Ausleuchtung und Ruhe in Ihrer Umgebung. Vergessen Sie auch nicht, Mikrofon und Kamera bewusst ein- und auszuschalten. Sie gehen nun einmal „auf Sendung“ – ganz wie im Fernsehen. Und wie stets im Umgang mit komplexer Technik gilt auch hier vorher: testen, testen, testen.
TIPP:
Die Beratungsfirma pmcc consulting hat sich als Komplettanbieter für Projektmanagement-Lösungen und Dienstleistungen einen Namen gemacht. Infos unter www.pmcc-consulting.com/index_de.php
Eine spannende Frage ist, inwieweit digitale Konferenz-Tools herkömmliches Projektmanagement mithilfe lokaler Software und regelmäßiger persönlicher Meetings ersetzen kann. Meine Meinung dazu ist, dass es in Projekten in erster Linie auf gute Führung ankommt. Konsequentes Projektmanagement kann durch Technik niemals ersetzt werden. Einige argumentieren sogar, dass eine lokale Software, die der Projektmanager steuert, diesen auch besser führen lässt. Allerdings: Online-Lösungen wie Projectplace erweitern die Möglichkeiten und bieten mehr Flexibilität im Projektmanagement. Letztlich macht es auch hier die richtige Mischung: Wenn (noch) wenig Vertrauen herrscht oder wichtige Entscheidungen getroffen werden, sollte die Zusammenarbeit eng und persönlich sein. Im täglichen Projektgeschäft sparen Konferenz-Tools dagegen viel Zeit und Geld.
Fazit: Persönliche Meetings wird es immer geben. Wer sie jedoch straff organisiert, mit digitalen Tools unterstützt und so weit wie möglich durch Voice- und Videokonferenzen ersetzt, kann die „Meeting-Unkultur“ leicht beenden.
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