Buchhaltung kompakt für Dummies. Michael Griga
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mithilfe von Buchungssätzen. Die legen fest, welche Beträge auf welche Konten kommen.
Bei einer Inventur erfassen Sie alle Vermögenswerte zu einem bestimmten Stichtag in einer Liste. Die Liste nennt man Inventar.
In der Bilanz werden alle Vermögensgegenstände eines Unternehmens aufgeführt. Außerdem wird festgehalten, wie diese Vermögensgegenstände finanziert wurden.Vermögensgegenstände können Sie in Anlagevermögen und Umlaufvermögen unterteilen. Benötig das Unternehmen den Vermögensgegenstand dauerhaft, spricht man Anlagevermögen. Ist er nur ein durchlaufender Posten, gehört er zum Umlaufvermögen. Eine Produktionsmaschine ist zum Beispiel Anlagevermögen. Das Öl, das benötigt wird, damit sie geschmeidig läuft, zählt dagegen zum Umlaufvermögen.
Alle Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahrs werden in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung dargestellt. Das Ergebnis ist hoffentlich der Gewinn. In schlechten Zeiten kann aber auch mal ein Verlust herauskommen. Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung – kurz »GuV« genannt – bildet zusammen mit der Bilanz das Herzstück des Jahresabschlusses.
Daneben gehören auch noch der Anhang und der Lagebericht zum Jahresabschluss. Im Anhang werden die Ergebnisse der Bilanz und der GuV erklärt, im Lagebericht die Situation des Unternehmens sowie künftige Chancen und Risiken.
Der Geldfluss einer Firma, also der Zu- und Abfluss an Cash, in einem bestimmten Zeitraum wird in der Kapitalflussrechnung dargestellt.
Sie können auch noch beliebig viele zusätzliche Berichte erstellen, die einen tieferen Einblick in die Situation des Unternehmens ermöglichen.
Falls Sie sich fragen sollten, welche dieser Werkzeuge zum Pflichtprogramm eines Buchhalters gehören und welche eher freiwillig sind, lautet die Antwort: Kommt drauf an. Nämlich darauf, welche Rechtsform das Unternehmen hat und gemäß welchen Standards beziehungsweise gesetzlichen Grundlagen bilanziert wird.
Die gesetzlichen Grundlagen der Buchhaltung
Wir zeigen Ihnen auf den folgenden Seiten die wichtigsten gesetzlichen Regelungen für Deutschland, Österreich und die Schweiz. Fangen wir mit Deutschland an.
Die deutschen Gesetze
Das wichtigste Gesetz im Handelsrecht ist das Handelsgesetzbuch (kurz HGB). Die §§ 238 bis 263 enthalten allgemeine Vorschriften, die für alle Kaufleute gelten. So steht beispielsweise im § 238 des HGB, dass
jeder Kaufmann verpflichtet ist, Bücher zu führen, in denen die Handelsgeschäfte und die Vermögenslage nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung dargestellt werden.
Dritte diese Bücher in angemessener Zeit verstehen können müssen.
Wer Kaufmann ist, wird in § 1 HGB erklärt. Demnach ist jeder Gewerbetreibende ein Kaufmann und damit zur Buchführung verpflichtet. Aber keine Regel ohne Ausnahme: Erfordert das Gewerbe nach Art und Umfang keinen kaufmännischen Betrieb, reicht eine vergleichsweise einfache Einnahmenüberschussrechnung.
Wer ist alles Freiberufler?
Freiberufler haben es gut – sind sie doch von der (manchmal lästigen) Buchführungspflicht befreit. Doch wer ist alles Freiberufler? Die Antwort auf diese Frage liefert das Einkommensteuergesetz (kurz EStG). In § 18 EStG wird aufgelistet, wer zu dieser Gruppe zählt:
selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeiten,
selbstständige Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte,
selbstständige Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte,
selbstständige Vermessungsingenieure, Ingenieure, Architekten, Handelschemiker,
selbstständige Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte, vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtigte,
selbstständige Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten,
selbstständige Journalisten, Bildberichterstatter,
selbstständige Dolmetscher, Übersetzer,
selbstständige Lotsen und
alle ähnlichen selbstständigen Berufe.
Nach den allgemeinen Vorschriften finden Sie dann in den §§ 264 bis 289a HGB noch einige ergänzende Regelungen für Kapitalgesellschaften.
Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen
Bevor Sie auf die Idee kommen, Ihre alten Papierstapel beim nächsten Frühjahrsputz zu entsorgen, sollten Sie auf jeden Fall einen Blick auf § 257 HGB werfen. Der regelt, wie lange Sie bestimmte Unterlagen aufbewahren müssen:
Handelsbücher, Bilanzen, Inventare, interne Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen müssen Sie mindestens zehn Jahre aufbewahren.
Empfangene Geschäftsbriefe dürfen Sie frühestens nach sechs Jahren wegwerfen.
Sechs Jahre sollten Sie auch Kopien versendeter Geschäftsbriefe aufbewahren.
Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufgehoben werden.
Die Abgabenordnung enthält noch weitere detaillierte Regelungen zu den Aufzeichnungs-, Ordnungs- und Aufbewahrungspflichten. Die finden Sie in den §§ 142 bis 147 AO:
§ 142 Ergänzende Vorschriften für Land- und Forstwirte: Neben der normalen Buchführung muss ein Anbauverzeichnis geführt werden.
§ 143 Aufzeichnung des Wareneingangs: Pflicht ist die Aufzeichnung des Datums, des Lieferanten, der Warenbezeichnung, des Preises und ein Buchungsbeleg.
§ 144 Aufzeichnung des Warenausgangs: Die Pflichtangaben entsprechen denen des § 143.
§ 145 Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnung: Ein Dritter muss damit einen Überblick über das Unternehmen erhalten können.
§ 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen: Die Buchungen und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet