Buchhaltung kompakt für Dummies. Michael Griga
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§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen:Zehn Jahre aufbewahrt werden müssen:HandelsbücherAufzeichnungenInventareJahresabschlüsseLageberichteEröffnungsbilanzenArbeitsanweisungenBuchungsbelegeUnterlagen zu ZollmeldungenSechs Jahre aufheben müssen Sie:empfangene Briefe und Kopien verschickter Briefesonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind
Die österreichischen Gesetze
Das österreichische HGB wurde 2007 durch das Unternehmensgesetzbuch (UGB) abgelöst. Österreich ist damit ein bisschen moderner als Deutschland, da es nicht mehr vom etwas verstaubt anmutenden »Kaufmann« spricht, sondern vom »Unternehmer«. Jeder, der eine auf Dauer angelegte Organisation selbstständiger wirtschaftlicher Tätigkeit betreibt, ist laut UGB ein Unternehmer.
Der ehrenwerte Kaufmann
Der Begriff Kaufmann hat eine lange Tradition. Im Mittelalter begann man, Kaufleute, die oft in einer Gilde oder Hanse organisiert waren, von »normalen« Händlern abzugrenzen. Während Händler meist nicht allzu hoch angesehen waren, gehörten Kaufleute zum Patriziat, der städtischen Oberschicht. Der italienischer Franziskanermönch und Mathematiker Luca Pacioli, der nebenbei übrigens auch noch die doppelte Buchführung erfand, formulierte gegen Ende des 15. Jahrhunderts das Leitbild des ehrenwerten Kaufmanns: »Es gilt nichts höher als das Wort des guten Kaufmanns, und so bekräftigen sie ihre Eide, indem sie sagen: Bei der Ehre des wahren Kaufmanns.« Darüber, ob Kaufleute heute immer noch wahre Ehrenmänner beziehungsweise -frauen sind, lässt sich natürlich streiten.
In § 189 UGB wird geklärt, für wen die Vorschriften des UGB zur Rechnungslegung gelten:
für alle Kapitalgesellschaften und unternehmerisch tätigen Personengesellschaften,
mit Ausnahme von Freiberuflern, Land- und Forstwirten sowie Unternehmern, deren Einkünfte mit der Einnahmenüberschussrechnung ermittelt werden.
Für alle anderen Unternehmer gelten die Vorschriften nur, wenn sie mehr als 700.000 Euro Umsatzerlöse im Geschäftsjahr erzielen.
§ 190 UGB beschäftigt sich mit grundlegenden Dingen zur Buchführungspflicht. Zum Beispiel dass Dritte die Bücher in angemessener Zeit verstehen müssen und die Bücher in einer lebenden Sprache zu führen sind. Latein scheidet deshalb ebenso aus wie Parsel.
Die Aufbewahrungsfristen sind in § 212 UGB geregelt. Buchungsbelege müssen in Österreich in der Regel sieben Jahre aufgehoben werden – vom Schluss des jeweiligen Kalenderjahrs an gerechnet.
Die gesetzlichen Regelungen der Schweiz
Im Gegensatz zu Deutschland und Österreich gibt es in der Schweiz kein eigenständiges Handels- oder Unternehmensgesetzbuch. Stattdessen wird das Handelsrecht im Obligationenrecht geregelt.
Buchführungspflichtig sind in der Schweiz alle Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die im vergangenen Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens 500.000 Franken erzielt haben, sowie alle Kapitalgesellschaften – unabhängig vom Umsatz. Das ist im Artikel 957 des OR geregelt. Aber auch hier gibt es natürlich Ausnahmen: Einfache Personengesellschaften, gemeinnützige Vereine und Stiftungen mit einem der Allgemeinheit dienenden Zweck sind von der Buchführungspflicht ausgenommen.
Die Grundsätze der Buchführung stehen im Artikel 957a des OR, die Aufbewahrungsfristen im Artikel 958 f. Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie Geschäfts- und Revisionsberichte müssen Sie in der Schweiz zehn Jahre aufheben. Anders als in Deutschland und Österreich ist dabei aber das Geschäftsjahr und nicht das Kalenderjahr maßgeblich.
Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung
Neben den gesetzlichen Regelungen gibt es auch noch einige »ungeschriebene Gesetze« zur Buchführung und Bilanzierung. Alles zusammen ergibt dann die sogenannten Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Insider sagen auch ganz lässig GoB dazu.
Vorhang auf für die GoB
Jetzt wollen wir Sie aber nicht länger auf die Folter spannen und zeigen Ihnen, was sich genau hinter den GoB verbirgt.
Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit
Alle Geschäftsvorfälle müssen korrekt verbucht werden. Das heißt, Sie sollten die richtigen Konten mit den richtigen Beträgen bebuchen. Die Verbuchung muss zudem für andere nachvollziehbar und überprüfbar sein.
Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
Die Bücher dürfen nicht aussehen wie Kraut und Rüben. Dritte, die sich ein bisschen mit der Materie auskennen, sollten sich anhand der Bücher schnell ein Bild über die Lage des Unternehmens machen können. Dieser Grundsatz ergibt sich übrigens aus § 246 Abs. 2 HGB.
Grundsatz der Vollständigkeit
Achten Sie darauf, dass auch alle Geschäftsvorfälle verbucht werden. Aber auch Schwund muss im Jahresabschluss erfasst werden. Zum Beispiel wenn plötzlich drei Goldbarren fehlen, aus dem das Unternehmen normalerweise luxuriöse Zahnfüllungen herstellt.
Grundsatz der Einzelbewertung
Alle Vermögensgegenstände und Schulden müssen stets einzeln bewertet und ausgewiesen werden. In Ausnahmefällen sind allerdings auch Bewertungsvereinfachungsverfahren okay. Schließlich wäre es wenig zielführend, jede Büroklammer einzeln zu erfassen.
Grundsatz der Unternehmensfortführung
Bei der Bewertung von Vermögensgegenständen und Schulden sollten Sie davon ausgehen, dass das Unternehmen auch nach dem Stichtag des Jahresabschlusses fortgeführt wird. Wird das Unternehmen aber aufgelöst, muss dieser Grundsatz nicht angewandt werden. Der Grundsatz der Unternehmensfortführung wird auch Going-concern-Prinzip genannt. Es leben die Anglizismen.
Grundsatz der Vorsicht
Die Vermögens- und Ertragslage sollte immer vorsichtig dargestellt werden. Zum Beispiel dürfen Sie Gewinne