Projektmanagement für Dummies. Stanley E. Portny
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Sobald Sie Ihren Projektmanagementplan aufgestellt und die Rahmenbedingungen festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Plan umzusetzen. Dies ist häufig die Phase, in der die Unternehmensführung sich mehr einbringt und erste Ergebnisse sehen möchte.
Vorbereitung
Zu den Vorbereitungen für den Projektstart gehören folgende Tätigkeiten (in Kapitel 12 finden Sie weitere Informationen):
Den einzelnen Projektbereichen und -abschnitten die erforderlichen Personen zuweisen: Wählen Sie die Personen aus, die die unterschiedlichen Arbeiten erledigen sollen, und treffen Sie entsprechende Vereinbarungen, um sicherzustellen, dass sie für die Projektarbeit zur Verfügung stehen.
Allen Teammitgliedern Aufgaben übertragen und erklären: Beschreiben Sie jedem Teammitglied, welche Arbeit er oder sie erledigen soll und wie die einzelnen Teammitglieder ihre Arbeit abstimmen sollen.
Festlegen, wie das Team die Arbeiten durchführt, die für die Erledigung der Aufgaben notwendig sind: Legen Sie fest, wie Kommunikationskanäle funktionieren sollen, unterschiedliche Entscheidungen getroffen und Konflikte gelöst werden.
Die notwendigen Überwachungssysteme für Finanzen und Personaleinsatz einrichten: Legen Sie fest, welche(s) System(e) und welche Kostenstelle benutzt werden, um den zeitlichen Ablauf, die Informationen über den Personaleinsatz und das Budget zu protokollieren.
Das Projekt im Unternehmen bekannt machen: Lassen Sie Ihre Kollegen wissen, dass es Ihr Projekt gibt, was dabei herauskommt und wann es beginnt und wann es endet.
Umsetzung
Endlich ist der Zeitpunkt gekommen, die eigentliche Arbeit anzugehen! Dazu gehört Folgendes (in Kapitel 14 und 15 finden Sie hierzu weitere Informationen):
Die Aufgaben erledigen: Führen Sie die in Ihrem Plan festgelegten Arbeiten aus.
Qualität sichern: Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, dass die Arbeit und die Ergebnisse mit den Anforderungen und den geltenden Standards und Vorschriften übereinstimmen.
Das Team leiten: Weisen Sie Aufgaben zu, überprüfen Sie Ergebnisse und lösen Sie Probleme.
Das Team ausbilden: Bieten Sie Schulung und Beratung an, um die Fähigkeiten der Teammitglieder zu verbessern.
Informationen weitergeben: Liefern Sie den entsprechenden Projekt-Audiences Informationen.
Die Monitoring- und Kontrollprozesse
Je weiter das Projekt voranschreitet, desto strenger müssen Sie darauf achten, dass Pläne eingehalten und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Zu den Monitoring- und Kontrollprozessen gehören folgende Aufgaben (in Kapitel 13 finden Sie hierzu weitere Informationen):
Leistung und Plan ständig miteinander vergleichen: Sammeln Sie sämtliche Informationen über die erzielten Resultate, die Einhaltung der Zeitvorgaben und die Verwendung der Ressourcen. Stellen Sie fest, wo es zu Abweichungen kommt, und formulieren Sie korrigierende Maßnahmen.
Auftretende Probleme lösen: Verändern Sie die Aufgabenstellung, Zeitpläne oder Ressourcenpläne, um die Projektleistung wieder mit den Plänen in Einklang zu bringen, oder planen oder verhandeln Sie über eine Anpassung des Projektplans.
Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten: Reden Sie über Ergebnisse, die innerhalb des Zeitplans erfolgreich erzielt wurden, über Probleme, die auftraten, und über erfolgte Änderungen des ursprünglichen Projektplans.
Die Abschlussprozesse
Die übertragenen Aufgaben zu beenden, ist nur ein Bestandteil eines erfolgreichen Projektendes. Zusätzlich müssen Sie noch Folgendes tun (in Kapitel 16 gehe ich näher auf jeden einzelnen der folgenden Punkte ein):
die Abnahme der Endergebnisse durch den Auftraggeber bestätigen lassen
alle Projektkonten abschließen (falls Sie Zeit und Geld über gesonderte Projektkonten abgerechnet haben)
den Beteiligten helfen, ihre nächsten Aufgaben zu übernehmen
eine Abschlussbewertung durchführen, um Projektergebnisse zu würdigen und Erfahrungen zu erörtern, die für weitere Projekte genutzt werden können (oder machen Sie sich wenigstens formlos Notizen über diese Erfahrungen und darüber, wie Sie sie in Zukunft nutzen wollen). In Kapitel 16 erfahren Sie, wie man eine Abschlussbewertung vorbereitet, strukturiert und durchführt.
Die Rolle des Projektmanagers
Die Aufgabe eines Projektmanagers ist eine echte Herausforderung. Er muss die Zusammenarbeit von Spezialisten koordinieren – von denen viele wenig Erfahrung in Teamarbeit besitzen – und ihnen helfen, ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Die berufliche Erfahrung des Projektmanagers ist meistens ebenfalls fachlicher Art, trotzdem hängt sein Erfolg davon ab, dass er in der Lage ist, schwierige unternehmerische und persönliche Probleme zu erkennen und zu lösen. In diesem Abschnitt beschreibe ich die wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers und gehe auf die dabei möglicherweise entstehenden Probleme ein.
Ein Blick auf die Aufgaben des Projektmanagers
Früher waren die Regeln für Leistungen in Unternehmen einfach: Der Chef hat eine Anweisung erteilt, Sie haben sie ausgeführt. Eine Aufgabenstellung zu hinterfragen galt als Aufsässigkeit oder Inkompetenz.
Die Regeln in Unternehmen haben sich geändert. Heutzutage hat Ihr Vorgesetzter möglicherweise eine Idee und Sie müssen entscheiden, wie Sie sie umsetzen wollen. Sie bestätigen, dass ein Projekt seine Vorgaben tatsächlich erfüllen kann und legen fest, welche Aufgaben in welcher Zeit und mit welchen Ressourcen gelöst werden müssen.
Es ist sinnlos, ein Projekt anders anzugehen. Der Projektmanager muss in die Entwicklung der Pläne eingebunden sein, weil er die Gelegenheit haben muss, Erwartungshaltungen abzuklären, vorgeschlagene Herangehensweisen zu prüfen und Fragen zu stellen, und zwar bevor die Arbeit an dem Projekt beginnt.
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