Handbuch Führung. Quint Studer
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id="ulink_9dc037ef-55d9-541c-b7ed-eedd3ca7a3c8">Wie sieht nun nach dem oben Gesagten großartige Kommunikation in Aktion aus? Es folgen einige Tipps für gutes Kommunizieren – und damit der Rest Ihres Teams es ebenfalls tut:
Sie müssen Ihren Worten Taten folgen lassen. Das Fundament für einen großartigen Kommunikator ist sein guter Ruf. Es geht nicht nur darum, die technischen Aspekte der Kommunikation zu beherrschen; es geht darum, großartige Arbeit zu leisten. Es geht um Glaubwürdigkeit. Wenn Sie zuverlässig, ehrlich und authentisch sind, werden die Menschen Ihnen vertrauen und für das, was Sie zu sagen haben, empfänglich sein. Das ist mehr als die halbe Miete.
Üben Sie, ein guter Zuhörer zu sein. Das ist ein grundlegender Teil eines großartigen Kommunikators. Lernen Sie, aktiv zuzuhören. Widmen Sie dem Sprecher Ihre volle Aufmerksamkeit. Statt Ihre Reaktion zu kalkulieren, während der andere spricht, versuchen Sie, Ihren Fokus darauf zu richten, zu verstehen, was er sagt. Es kann hilfreich sein, gelegentlich eine Frage zu stellen oder einen Kommentar abzugeben, um zu zeigen, dass Sie den Ausführungen folgen. Zu guter Letzt fassen Sie zusammen, was Sie gehört haben, um zu bestätigen, dass das, von dem Sie denken, dass es gesagt wurde, tatsächlich das ist, was gemeint war.
Machen Sie Kommunikation zu einem regelmäßigen Bestandteil Ihres Jobs. Kommunizieren Sie nicht nur, wenn Sie denken, dass es »Neuigkeiten« gibt. Die Menschen müssen zu jeder Zeit wissen, was in einem Unternehmen vor sich geht. Auch wenn Sie davon ausgehen, dass sie bestimmte Dinge wissen, könnte es durchaus sein, dass es nicht so ist. Es kann verlockend sein, nur gute Nachrichten zu überbringen. Dennoch sind Sichtbarkeit und Kommunikation noch viel wichtiger, wenn die Dinge schlecht laufen. Die Menschen stellen sich sonst das Schlimmste vor und das kann zu Verunsicherung führen.
Überbringen Sie Ihre Botschaften den Mitarbeitern und anderen leitenden Führungskräften selbst. Die Menschen möchten direkt von ihren Vorgesetzten informiert werden, insbesondere bei heiklen Themen. Es ist wichtig, den Mitarbeitern von Angesicht zu Angesicht zu sagen, was Sie denken, und nicht abzulenken oder sich darauf zu verlassen, dass höhere Tiere die schlechten Nachrichten überbringen werden. Gleichermaßen möchte Ihr Vorgesetzter von Ihnen direkt informiert werden und er wird Sie dafür respektieren, dass Sie mit allen Anliegen sofort zu ihm kommen. Wenn Sie Ihre Botschaften selbst überbringen, sind Sie Ihren Mitarbeitern ein gutes Vorbild und sie werden sich eher ebenso verhalten. Das ist ein wesentlicher Bestandteil von Verantwortung.
Wählen Sie Ihre Methode klug. Wann müssen Sie eine E‐Mail schicken, wann anrufen und wann persönlich erscheinen? Ein persönliches Gespräch (echter persönlicher Kontakt, nicht wie bei Face Time auf dem Smartphone oder Computer) zählt viel. Wenn Sie sich nicht persönlich gegenüberstehen können, was sollte dann in einer E‐Mail stehen und welche Gespräche erfordern ein Telefonat? Heikle Themen sollten definitiv in einem persönlichen Gespräch oder zumindest am Telefon behandelt werden. Das gleiche gilt für Themen mit vielen verwirrenden Details, zu denen die Menschen Fragen stellen müssen (es ist einfach so viel effizienter, als ständig hin und her zu mailen).
Kommunikation ist mehr als nur die Worte, die Sie sagen; alles, was drum herum geschieht, gehört dazu. Es ist in Menschen fest verankert, auf Tonality und non‐verbale Zeichen zu reagieren. Machen Sie sich immer bewusst, was Sie anderen vermitteln. Achten Sie auf:
Ton. Die Art und Weise, wie Sie etwas sagen, ist wichtig. Klingt Ihre Stimme stark und selbstsicher oder ängstlich und zögerlich? Optimistisch oder besorgt?
Körpersprache. Denken Sie über Ihren Gesichtsausdruck und Ihre Haltung nach, aber auch darüber, wie Sie stehen (oder sitzen), ob Ihre Arme abwehrend verschränkt oder entspannt sind usw.
Timing. Wann Sie eine Nachricht überbringen, ist genauso wichtig wie die Nachricht selbst und hat einen großen Einfluss darauf, wie die Menschen darauf reagieren. Wenn Sie eine unangenehme E‐Mail senden oder eine unangenehme Nachricht überbringen müssen, denken Sie darüber nach, wann der beste Zeitpunkt ist.
Schauplatz. Sichtbar zu sein und von Angesicht zu Angesicht, soweit möglich, hilft, Glaubwürdigkeit aufzubauen, und ermöglicht Ihnen, eine persönlichere Beziehung herzustellen. Wo befinden Sie sich physisch? Versuchen Sie, jemanden im Flur mit einer langen, schleppenden Diskussion aufzuhalten? Führen Sie in der Öffentlichkeit ein privates Gespräch? Achten Sie darauf, wo Ihre Mitarbeiter Ihre Informationen am besten aufnehmen werden. Wenn niemand einen Blick aufs Schwarze Brett wirft, ist dies nicht der beste Ort für wichtige Ankündigungen.
Halten Sie Ihre Nachrichten klar und einfach. Versuchen Sie, alle Spuren von Unschärfe zu eliminieren. Machen Sie deutlich: Dies ist das Ziel, so lange werden wir für diese Aufgabe brauchen, das sind die Ressourcen, die Sie brauchen werden, so können Sie den Prozess optimieren. Menschen reagieren nun mal besser auf Einfachheit, und wenn Sie nicht absolut klar sind, werden Sie es später eben noch einmal erklären müssen (möglicherweise, nachdem sie es falsch gemacht haben).
Schneiden Sie Botschaften auf die Zuhörerschaft zu. Sagen Sie es nicht auf dieselbe Weise in der Chefetage, wie Sie es in der Maschinenabteilung sagen würden. Gute Kommunikation bedeutet, dieselbe Sprache sprechen zu können wie die Zuhörerschaft. (Dennoch gibt es keinen Grund, die Dinge für Top‐Manager, Verwaltungsratsmitglieder oder hochrangige Kunden »aufzuhübschen«.) Die meisten Menschen schätzen eine einfache und klare Sprache.
Seien Sie so transparent wie möglich. Wir sprechen an anderer Stelle in diesem Buch darüber, aber es muss hier einmal hervorgehoben werden: Seien Sie immer so transparent wie möglich. Wenn die Menschen glauben, dass Sie Hintergedanken haben, werden sie Ihnen nicht trauen und sie werden wahrscheinlich verunsichert. Wenn es einen triftigen Grund dafür gibt, dass Sie ihnen nicht alles sagen können, dann sagen Sie das einfach. Anderenfalls werden sie es als ausweichend interpretieren. Seien Sie in guten Zeiten wie in schlechten Zeiten ehrlich.
Nutzen Sie Kommunikation als ein angstlinderndes Instrument. Halten Sie die Menschen über laufende Projekte auf dem aktuellen Stand. Wenn ein wichtiger Termin ansteht, tauschen Sie sich regelmäßig sowohl mit höheren Vorgesetzten als auch mit Mitarbeitern aus und lassen Sie sie wissen: »Hey, wir sind in guter Form.« Wenn Sie wissen, dass ein Problem oder Ereignis jemandem auf der Seele brennt, seien Sie proaktiv und halten Sie ihn/sie auf dem Laufenden. Wenn sie nichts hören, neigen Menschen dazu, das Schlimmste anzunehmen. Je mehr Sie sich austauschen, desto weniger Verunsicherung wird es geben. Bemühen Sie sich immer, durch regelmäßige Kommunikation zu entmystifizieren und zu beruhigen.
Bombardieren Sie Menschen nicht mit zu vielen Informationen. Wenn Sie ständig sprechen und tausende E‐Mails schicken, werden die Menschen Sie ausblenden. Stellen Sie sicher, dass sie die Information wirklich benötigen. Überlegen Sie sich gut, wen Sie bei Ihren E‐Mails in Kopie setzen. Sagen Sie geradezu: »Wenn ich Sie in Kopie setze und Sie keine Kopie benötigen, lassen Sie es mich bitte wissen.« Verwenden Sie nie Blindkopien. Überfrachten Sie auch nicht ihre Posteingänge über das Wochenende. Sie werden sich nur überfordert fühlen und den Montagmorgen fürchten.
Fragen Sie sich stetig: »Was weiß ich, das andere vielleicht auch wissen müssen?« Ironischerweise beklagen sich Menschen zwar über zu viele Meetings und zu viele E‐Mails, haben aber dennoch das Gefühl, nicht die Informationen zu bekommen, die sie wirklich brauchen. Denken Sie immer darüber nach, welche Informationen Sie an die Menschen weitergeben müssen, damit diese ihren Job so gut wie möglich machen können.
Kommunizieren Sie wichtige Dinge mehr als einmal und auf viele verschiedene Arten und Weisen. Wenn es eine Botschaft von entscheidender Bedeutung ist, dann wollen Sie sie vielleicht auf zehn verschiedene Arten und Weisen überbringen: in Meetings, in E‐Mails, in Firmennewslettern, in Routinegesprächen über Projekte. Denken Sie daran, dass Ihre Botschaft eine Informationsflut durchbrechen muss, daher ist es besser, sie zu oft zu wiederholen, als das Risiko einzugehen, dass sie überhört wird. Seien Sie sich außerdem über die bevorzugten Kommunikationsmethoden der Menschen im Klaren – einige bevorzugen E‐Mails, andere bevorzugen Telefonate, wieder andere bevorzugen persönliche