Handbuch Führung. Quint Studer
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wenn Sie die Mittagspause durcharbeiten. Wenn Sie Ihren Schreibtisch eine Stunde verlassen (oder wenigstens eine halbe Stunde), sind Sie bei Ihrer Rückkehr ausgeruht und bereit, sich wieder in die Arbeit zu stürzen.
Nehmen Sie, wann immer es möglich ist, Hilfe in Anspruch. Sie müssen nicht jedes Projekt alleine durchziehen. Ein paar helfende Hände heranzuziehen, wenn es sinnvoll ist, wird Sie auf Kurs halten und das Projekt höchstwahrscheinlich zu einer lohnenswerteren Aufgabe machen. Oft ist der beste Weg, eine Frist einzuhalten, ein Team zur Unterstützung zusammenzustellen. (Natürlich holen Sie sich zuerst die Genehmigung Ihres Chefs!)
Jetzt kommen wir zu einem Bereich, der mehr Erklärungen verdient. Im Folgenden erfahren Sie genauer, warum es Führungskräften schwerfällt, zu delegieren, und wie Sie lernen können, es gut zu machen.
Einige Gedanken über das Delegieren
Manchen Führungskräften fällt es schwer, zu delegieren. Insbesondere neue Führungskräfte können Schwierigkeiten damit haben, vom Ausführen zum Führen zu wechseln. Der Grund ist leicht zu erkennen. Führungskräfte werden häufig befördert, weil sie in dem, was sie tun, gut sind. Sie verfallen dann in die Denkweise von »Wenn ich härter und länger arbeite, kann ich produktiver sein«. Anders gesagt, sehen sie einen unmittelbaren Zusammenhang zwischen Anstrengung und Ergebnis. Das gilt nicht mehr, wenn sie Führungskräfte werden. Egal, wie sehr sie sich anstrengen, es ist möglicherweise nicht genug, um die gewünschten Resultate zu erzielen (es sei denn, sie verstehen sich außergewöhnlich gut auf das Coachen anderer).
Doch natürlich kann nicht eine Person allein alles tun. Sie müssen einfach die Art und Weise, über das Delegieren zu denken, ändern. Es geht darum, Handlungen zum besten Ort innerhalb des Unternehmens zu verschieben. Es geht darum, Ressourcen besser zu verwalten. Es schafft Ihnen nicht nur Freiraum, um an anderen, wichtigeren Dingen zu arbeiten, sondern auch ein Trainingsfeld für andere, damit sie wertvoller werden können. Auf dieser Plattform können Respekt und Vertrauen aufgebaut werden. Mitarbeiter entwickeln sich weiter und das Engagement für das Unternehmen wird gestärkt.
Es folgen einige Tipps für besseres Delegieren:
Lernen Sie die Mitarbeiter wirklich kennen. Für effizientes Delegieren müssen Sie die Stärken und Schwächen jedes einzelnen kennen. Wenn Sie jemandem eine Aufgabe übertragen, die er/sie nicht gut ausführen kann, wird jeder mit Frustration und Verunsicherung reagieren. Andererseits kann das entsprechende Abstimmen seiner/ihrer Fähigkeiten mit Aufgaben von Ihrer To‐do‐Liste ihm/ihr die echte Chance bieten, zu glänzen.
Geben Sie wirklich gute Anweisungen. Wir delegieren, wenn wir sehr beschäftigt sind, deshalb nehmen wir uns oftmals nicht die Zeit, dies zuallererst zu tun. Indem wir großartige Anweisungen geben, sorgen wir dafür, dass der Mitarbeiter die Arbeit höchstwahrscheinlich nicht noch einmal machen muss. Geben Sie Ihre Anweisung und bitten Sie dann um eine schriftliche Zusammenfassung dessen, was der Mitarbeiter gehört hat. Teilen Sie ihm den Termin für das Projekt mit und bitten Sie ihn, entsprechende Prioritäten zu setzen.
Denken Sie daran, dass der Mitarbeiter sofort loslegen und mit der Arbeit beginnen will. In angespannten Situationen ist das ein natürlicher Instinkt. Doch ohne ausreichende praktische Kenntnisse des gesamten Projektes kann der Mitarbeiter nur schwerlich bestimmen, wo seine Fertigkeiten die größten Auswirkungen haben. Wenn Sie gute Anweisungen geben, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass der Mitarbeiter Mutmaßungen anstellt.
Machen Sie sich klar, dass es beim ersten Mal länger dauern kann! Lassen Sie sie ein paar Fehler machen. Das ist Teil des Lernprozesses.
Wenn sie weitere Ressourcen oder ergänzende Fortbildung benötigen, sorgen Sie dafür, dass sie sie bekommen. Das ist Teil ihres Weges zum Erfolg.
Wenn Sie Ihnen die Zuständigkeit übertragen, erteilen Sie Ihnen auch die Befugnisse. Lassen Sie sie nicht wegen jeder Einzelheit wieder zu Ihnen kommen und um Genehmigung bitten. Damit verschwenden Sie ihre Zeit und Ihre eigene. Lassen Sie auch andere wissen, wer jetzt für dieses Projekt zuständig sind, damit sie eher kooperieren.
Lassen Sie sie wissen, dass es besser ist, bei eventuellen Unklarheiten nachzufragen. Ansonsten könnten sie denken, dass Sie zu beschäftigt sind. Tatsächlich ist es am besten, regelmäßige Kontrolltermine anzusetzen. Sagen Sie ihnen gleichfalls, dass sie, wenn sie eine bessere Lösung haben, Ihnen diese zuerst kurz vorlegen sollen. Möglicherweise kennen sie nicht alle Variablen. (Das fällt in die Kategorie »Mutmaßungen anstellen«, die wir bereits erörtert haben.)
Wenn es nicht gut läuft, führen Sie ein aufrichtiges Gespräch über das Warum. Brechen Sie das Projekt nicht einfach ohne Erklärung ab. Versichern Sie ihnen auch, dass nicht alles verloren ist. Lassen Sie sie wissen, dass Sie ihnen in der Zukunft etwas anderes übertragen werden.
Danken Sie ihnen in aller Öffentlichkeit, wenn das Delegieren erfolgreich war. Das beflügelt ihr Engagement sowie auch das Engagement anderer.
Zu guter Letzt lehren Sie Mitarbeiter, zu delegieren. Erklären Sie, dass es sich um eine Art und Weise handelt, Ressourcen zu verwalten, und nicht ein Zeichen dafür, dass sie die Arbeit nicht machen wollen. Wenn sie Sie hier als Rollenvorbild sehen, werden sie es Ihnen eher gleichtun.
Üben Sie diese Zeitmanagementverhaltensweisen immer wieder. Je besser Sie darin werden, desto mehr Freiraum werden Sie für andere Dinge haben. Sie werden effizienter.
Es ist erstaunlich, wie viel besser Sie sich fühlen werden, wenn Sie lernen, die Kontrolle über Ihre Zeit zu übernehmen. Es zwingt Sie dazu, darüber nachzudenken, was Ihnen am wichtigsten ist, und ermöglicht Ihnen, Ihr wichtigstes Gut (Ihre Zeit) sorgfältig auf die wesentlichen Aufgaben zu verteilen. Letzten Endes werden Sie ein weitaus größeres Erfolgsgefühl haben, Sie werden weniger gestresst sein und Sie werden Ihren Fokus stärker auf die Menschen und Aktivitäten außerhalb der Arbeit richten können, die Ihnen wirklich am Herzen liegen. Man kann ohne Übertreibung sagen, dass die Zeitmanagementkompetenz Ihr Leben wahrhaftig verändern kann.
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