Praxishandbuch Büro. Christoph Störkle
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4 Methoden aus dem Zeitmanagement
„Der kommt am weitesten, der anfangs selbst nicht weiß,
wie weit er kommen werde, dafür aber jeden Umstand,
den ihm die Zeit gewährt, nach festen Maßregeln gebraucht.“
Johann Gottfried von Herder; deutscher Dichter, Theologe und Philosoph
Zeitmanagement beschreibt Methoden, mit denen Aufgaben effizienter abgearbeitet werden können. Die bekanntesten Methoden werden folgend vorgestellt.
4.1 Paretoprinzip / 80-zu-20-Regel
Besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% Aufwand erreicht werden. Die restlichen 20% der Ergebnisse benötigen 80% Aufwand.
4.2 Der Fünf-Fragen-Plan für effiziente Dokumentenbearbeitung
1. Wer braucht dieses Dokument?
• Niemand: Ab in den Papierkorb
• Andere: Entsprechend weiterleiten
• Ich selber: Weiter zu Punkt 2
2. Ist ein bestimmter Termin vorgegeben?
• Ja: Entsprechend in die Arbeitsplanung übernehmen
• Nein: Selber einen Termin setzen und entsprechend in die Arbeitsplanung übernehmen
3. Ist eine Aktion notwendig?
• Nein: Weiter mit Punkt 4
• Ja: Abarbeiten und dann Dokument vernichten bzw. archivieren (Weiter mit Punkt 4)
4. Muss das Dokument archiviert werden bzw. gibt es ein Aufbewahrungsinteresse?
• Nein: Ab in den Papierkorb
• Ja: Archivieren, am besten mit Fristvermerk (Weiter mit Punkt 5)
5. Wie soll das Dokument archiviert werden?
• Gibt es eine bestimmte Person, die Dokumente archiviert? Entsprechend weiterleiten.
• Genügt es, die Quelle des Dokuments zu notieren, um es eventuell wiederbeschaffen zu können?
• Ist der Aufwand zur Archivierung größer als der Verlust der Informationen?
4.3 Eisenhower-Prinzip
Abarbeitung mithilfe der „Eisenhower-Regel“ bzw. des „Eisenhower-Prinzips“ (Namensgebende ist der US-Präsident Dwight D. Eisenhower). Dieses Prinzip ist aus der ABC-Analyse entstanden.
Kategorie A: Diese Aufgaben sollte man selbst und schnellstmöglich erledigen.
Kategorie B: Einen Zeitpunkt für die Bearbeitung festlegen. Wird so dann zu Kategorie A.
Kategorie C: Nach Möglichkeit delegieren. Möglichst wenig Zeit darauf verwenden.
Kategorie D: Direkt aussortieren bzw. nicht beachten. Vielleicht delegieren.
4.4 ALPEN-Methode
Aufgabe zusammenstellen (Plan / Struktur erstellen, Wichtiges zuerst)
Länge der Tätigkeit schätzen (konzentriertes Arbeiten, Störungen unterbinden)
Pufferzeiten reservieren (Nur etwa 60% der Zeit verplanen -> 20% Zeitfresser, 20% spontane / kreative / soziale Aktivitäten)
Entscheidungen treffen (Priorisierung/Kürzungen/Delegieren der Aufgaben)
Notizen ins Zeitplanbuch / Nachbereitung
4.5 Kiesel-Prinzip
Hierbei symbolisieren Kieselsteine die verschiedenen Aufgaben - je nach Dringlichkeit. Große Steine sind die wichtigen Aufgaben, kleine Kieselsteine sind die weniger wichtigen Aufgaben. Zuerst werden die wichtigen Aufgaben abgearbeitet. Die weniger wichtigen Aufgaben passen dann wie bei einem Gefäß, das mit großen und kleinen Steinen aufgefüllt werden soll, zwischen die Hohlräume.
5 Kreativitätstechniken
„Kreativität: Der natürliche Feind der Langeweile. Nichts fürchtet sie mehr.“
Peter Rudl; deutscher Aphoristiker
Mit Kenntnissen über die einzelnen Kreativitätstechniken können Aufgaben oftmals schnell und strukturiert abgearbeitet werden. Folgend eine Übersicht der wichtigsten Kreativitätstechniken:
5.1 Brainstorming
Die wahrscheinlich bekannteste Kreativitätstechnik. Von idealerweise 5-8 Teilnehmern werden sämtliche Ideen ohne Kritik aufgeschrieben (Kein Ideen-Killing). Brainstorming wird vor allem für erste Ideen und mögliche Problemlösungen angewendet. Möglichst viele Möglichkeiten sollten gefunden werden. Quantität ist wichtiger als Qualität.
5.2 Brainwriting
Brainwriting ähnelt dem Brainstorming, nur kann hier zuerst jeder für sich seine Ideen zu Papier bringen. Vorteil ist, dass einzelne Ideen nicht untergehen und dass die Teilnehmer anonym und gleichberechtigt sind. Ein kleiner Tipp: Die aufgeschriebenen Ideen sollten gemischt werden. So bleibt jeder Teilnehmer bei der Sache und schaltet nicht ab, wenn seine Ideen vorgetragen worden sind. Die bekannteste Brainwriting-Technik ist wohl die „Methode 635“.
Methode 635
Eine Gruppe von 6 Personen (ohne Moderator) generiert 3 Ideen in 5 Minuten (ein Durchlauf). Jeder schreibt auf ein vorbereitetes Formular und reicht es an den Nächsten weiter. Mehrere Durchläufe können durchgeführt werden. In einer gemeinsamen Auswertung werden die Ideen bereinigt, priorisiert und einer Nutzwertanalyse unterzogen.
5.3 Mind-Mapping
Komplexe Informationen lassen sich in ein Art Baumdiagramm anschaulich visualisieren. Als Nebeneffekt werden neue Ideen generiert.
5.4 Ishikawa-Diagramm / Ursache-Wirkungs-Diagramm / Fischgrätenmodell
Mit dem Ishikawa-Diagramm können Ursachen grafisch dargestellt werden. Besonders bei Problemsuche sehr gut geeignet.
5.5 Morphologischer Kasten
Mithilfe des morphologischen Kastens kann ein komplexes Grundproblem in seine Bestandteile (auch Parameter genannt) zerlegt werden. Die unterschiedlichen Bestandteile sind meist durch verschiedene Ausprägungen gekennzeichnet. Wichtig ist, dass die Parameter lösungsrelevant, für alle Ausprägungen gültig und voneinander logisch unabhängig sind (Am besten nicht mehr als 7 Stück). Deren Darstellung in einer Matrix ist dann der morphologische Kasten. Mit den verschiedenen Kombinationen können auch potenzielle Produktideen abgeleitet werden.
Bei diesem Beispiel gibt es 192 Möglichkeiten (4 x 4 x 3 x 4). Innerhalb der Gruppe wird dann diskutiert, welche Kombinationen überhaupt in der Praxis möglich sind (Machbarkeit aufgrund von technischen und wirtschaftlichen