Путеводитель по профессии: ДАО ассистента. Кристина Маслова
Читать онлайн книгу.
что в голове у вас мозг, а не суперкомпьютер с терабайтом оперативной памяти.
АККУРАТНОСТЬ
В основном это относится к работе с документами. Письма, протоколы, презентации и прочее.
Нет ничего хуже хаоса в документах, поэтому основной совет – содержать их в порядке, как в компьютере, так и на рабочем столе.
Это поможет вам оперативно находить нужную информацию, если потребуется что-то быстро напечатать, или если уже существующий в печатном виде документ по каким-то причинам не может быть использован (например, на него пролили кофе).
И обязательно делайте запасные копии основных файлов.
Кроме этого, вы будете работать с копиями личных документов вашего руководителя (как минимум, паспорт и страховка).
У меня часть документов есть еще и на айфоне, чтобы можно было в любой момент из любого места достать нужную информацию, и всё тоже разложено по папкам. Поверьте, этот порядок не раз спасал ситуацию.
Вот, банальный пример. Вы уехали на выходные, на дачу. Wi-Fi там не наблюдается. Или ноутбук вы не потащили с собой. А что? Все мы – люди, и нам надо отдыхать.
Но бизнес не дремлет, в субботу в полдесятого вечера прилетает смс: «мне надо вернуться в воскресенье в Москву, придумай срочно как».
В общем, всё горит или уже пропало. Можно отправить запрос в агентство – но выходные смены не всегда могут оперативно помочь, да и не всякое агентство в выходные работает.
Короче, если вы аккуратненько сохранили основные документы себе так, что всегда можете до них добраться, то еще сработали и на опережение. Об этом поговорим дальше. Ну, и да, начальство прилетело, когда надо. Все довольны.
ПУНКТУАЛЬНОСТЬ
Думаю, что не имеет смысла расписывать, что опаздывать на встречи нельзя. Что в офис вы должны приходить раньше руководителя. Это всё – очевидные вещи.
Но. Мы все иногда опаздываем. При нынешней загруженности мегаполисов в пробках стоят все – от секретарей до президентов.
Но для ассистента лучше опаздывать, когда шеф в офисе, чем когда он, например, в командировке. То есть, лучше в принципе не опаздывать.
Но если руководителя вы можете предупредить, то, когда его нет, ваше опоздание может быть воспринято, как стремление показать, что вы не как все, и можете себе позволить прийти попозже.
Ассистент – это как хорошие часы. Поэтому следите за ходом. Разумеется, что бывают жизненные ситуации, и вы предупреждаете, что приедете позже в офис.
Но, если есть нюансы с дорогой или какие-то иные обстоятельства, то проще это обговорить при приеме на работу, чем потом каждое утро лететь сломя голову.
Но опаздывать ассистенту никак нельзя. Да, есть какие-то стандартные отклонения, вроде плюс- минус 10—15 минут в стандартный рабочий день. Но это максимум.
Просто запомните, что прийти вовремя – это банально проявить уважение к коллегам, у которых такой же рабочий день, как и у вас.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
Документы,