Путеводитель по профессии: ДАО ассистента. Кристина Маслова
Читать онлайн книгу.
руководитель в половине случаев гарантированно забудет попросить вас заказать столик в ресторане или настроить заранее проектор в переговорной комнате.
А по опыту нет ничего хуже, чем звонить айтишникам с просьбой «срочно прийти и все починить» на глазах клиентов или партнеров. Да и руководитель не должен думать о таких мелочах, это работа ассистента.
Иначе, в конечном итоге, ваш руководитель может прийти к выводу, что не может полагаться на вас.
Да и вам в какой-то момент надоест бегать «в мыле», просто потому что вы не подумали заранее.
Учитесь сразу делать хорошо и соображать на лету – эта привычка убережет вас от многих проблем.
СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ
Не паниковать и не теряться! От всего вы не убережетесь, поэтому стрессовые ситуации в работе будут всегда.
Важно правильно на них реагировать. Совет первый: даже если все вокруг в панике и не знают, что делать, ваша голова должна остаться холодной.
Если понимаете, что не получается, совет второй: выдохните и дайте себе минуту, чтобы подумать над решением проблемы. Минута ничего не убавит и не прибавит.
Но у вас будет возможность подумать над решением проблемы или неожиданно возникшего вопроса.
Кроме того, ассистент – это голос и лицо своего руководителя. И это никак не сочетается с паникой и беготней по офису с криками: «Шеф, все пропало!».
Вы просто не можете себе такого позволить. Это все вокруг могут быть на грани самоубийства. Даже на грани провала, умейте сохранять разум. Ведь это не конец света, верно?
А если это все-таки он, то вы точно ничего не измените.
А если серьезно, то в конечном итоге умение думать в состоянии стресса станет вашим лучшим помощником и сохранит вам душевное равновесие и нервы.
КОММУНИКАЦИЯ
Хороший ассистент – это хороший переговорщик. Это человек с отличными коммуникативными навыками и способностью правильно и грамотно общаться с людьми при любых обстоятельствах и вне зависимости от того, что за человек стоит рядом в конкретную минуту: коллега, подчиненный, клиент, партнер или гость.
Многие ассистенты в отсутствие руководителя в офисе выступают заместителями в некоторых вопросах, и умение общаться и писать, например, сообщения от имени шефа крайне важно. Кроме того, ассистенты очень часто являются неким мостиком между руководителем и сотрудниками, и вопрос грамотной коммуникации будет играть ключевую роль.
Однажды перед командировкой моему шефу срочно нужно было просмотреть файлы, подготовкой которых занимались наши партнеры. Они задерживались и обещали прислать данные чуть ли не перед самой встречей. Уверения, что изменения совсем небольшие, и файл почти такой же, каким мы его обсуждали на последней встрече, успокаивали, надо сказать, мало.
Мне пришлось написать письмо одному из партнеров с просьбой выслать данные как можно быстрее. С одной стороны, я не могла требовать, с другой,