Организационное и правовое обеспечение информационной безопасности. Для студентов и специалистов. Иван Андреевич Трещев
Читать онлайн книгу.
и подшиваются в дело в подразделениях ДОУ.
5.2.1.3. Если в государственном органе СЭД не функционирует, работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, для каждого документа выполняет следующие действия:
– регистрирует ДСП-документ в «Журнале регистрации входящих документов «Для служебного пользования» (приложение 2);
– в правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в Отделе) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка «дсп»;
– передает ДСП-документ секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений.
Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в «Журнале регистрации входящих документов «Для служебного пользования», который находится в подразделениях ДОУ.
5.2.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.
5.2.2.1. Из поступившего сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы Winrar и проверяет:
– наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;
– соответствие оформления файлов установленным требованиям;
– правильность адресата;
– подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.
При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.
5.2.2.2. Оператор ЭПЯ:
– распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);
– вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра;
– на бумажной копии документа ставит штамп «Дубликат. ЭЦП подтверждена»2 и подпись.
Если в адрес государственного органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.
Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: «Приложения в эл. виде можно получить в комн. №…».
5.2.2.3. Распечатанный ДСП-документ с приложениями регистрируется в соответствии с пунктом 3.1.
Срок хранения поступивших почтовых сообщений на жестком диске составляет 10 рабочих дней, включая дату поступления.
При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на переносном магнитном носителе.
5.3. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя)
Допускается вместо штампа делать запись вручную.