GABALs großer Methodenkoffer. Walter Simon
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Kontinuität
Permanent planen
Es darf nicht nur gelegentlich geplant werden. Planung vollzieht sich zumindest in Organisationen als ständig wiederkehrender Prozess. Dieser Prozess hat einen Beginn und endet mit der Plankontrolle, um dann wieder von vorne zu beginnen. Ergebnisse haben Wirkungen und Rückwirkungen, die kontinuierliches Planen erfordern.
Flexibilität
Planung anpassen
Bedingungen und Randfaktoren ändern sich ständig. Der Planende hat unmöglich alle Bestimmungsgrößen erkannt. Möglich ist auch, dass er die erkannten Faktoren falsch bewertete oder komplizierte Zusammenhänge übersah. Ein unerwartetes Ereignis kann dann wie ein Komet einschlagen. Darum muss sich Planung paaren mit der Fähigkeit zur Improvisation und dem Mut, Pläne umzustoßen, wenn es die Situation erfordert. Sie muss beweglich sein. Plankorrekturen sind also nichts Ungewöhnliches, sondern gehören zur Planung dazu.
Wirtschaftlichkeit
Plan muss Werte schaffen
Planung soll im angemessenen Verhältnis von Aufwand und Ertrag stehen. Ein Plan muss wertschöpfenden Charakter haben.
Die Kostenermittlung ist allerdings meist ausgesprochen schwierig. Die Kostenanteile sind nur selten genau zuzuordnen oder schwer zu quantifizieren. Darum sind auch empirische Daten nur mit Vorbehalt zu betrachten.
Teilpläne
In komplexen und verflochtenen Systemen – beispielsweise einem Unternehmen – ist es kaum möglich, alle Zielvorstellungen in einem Gesamtplan zu erfassen. Darum wird dieser in Teilpläne aufgeteilt. Wie weit diese Detaillierung geht, hängt von den angestrebten Zielen ab.
Mehrere Ziele
Ziele können sich konkurrierend, komplementär oder neutral zueinander verhalten. Bei neutralen Zielen ist die Planung relativ einfach. Sie kann für die einzelnen Ziele parallel durchgeführt werden. Die Gesamtplanung gliedert sich dann automatisch in Teilpläne.
Gefahr der Isolierung
Schwieriger wird es, wenn Ziele miteinander verflochten sind. Eine Aufteilung der Gesamtplanung kann dann zu einer Isolierung von Sachverhalten führen, die ganzheitlich zu betrachten sind. Diese Isolierung birgt Gefahren in sich. So können isoliert geplante Maßnahmen in einem Bereich positive und in einem anderen Bereich negative Wirkungen auslösen.
Um Pläne schrittweise bearbeiten zu können, ist eine Detaillierung von Plänen dennoch zweckmäßig. Diese Detaillierung kann sich auf den Planungsgegenstand oder auf den Planungshorizont beziehen.
1.3 Planungshorizont bzw. Planungsweite
Lang-, mittel- und kurzfristige Pläne
Wird die Gesamtplanung in Teilpläne gegliedert, können sich diese durch die Länge der Planungsperioden bzw. durch ihre Fristigkeiten unterscheiden. So kann Planung lang-, mittel- und kurzfristig erfolgen. Ein Langfristplan hat einen Planungshorizont von etwa drei bis höchstens fünf Jahren.
Je länger, desto unwägbarer
Je länger der Zeitraum ist, desto gröber und damit unwägbarer ist die Planung. Sie hat dann eher strategischen Charakter. Kurzfristige Planung ist in der Regel sicherer, da sie detailliert ist. Der Tagesplan eines leitenden Angestellten gilt für den konkreten Tag. Aus ihm sollen operative Handlungen erfolgen. In der mittelfristig angelegten Planung werden taktische Überlegungen anzustellen sein, die in Rahmenpläne münden.
Das folgende Schaubild zeigt die Zusammenhänge der einzelnen Planungshorizonte auf.
1.4 Planungsgegenstände
Man kann Teilsysteme der Planung bilden, indem man sie gegenständlich betrachtet. Daraus folgen diese vier Hauptbereiche der Planung:
1. Zielplanung
Zweck
Sie befasst sich mit dem Unternehmens- oder Abteilungszweck, um daraus planerische Substanz zu gewinnen. Sie kann sich in einzelne funktionale Teilziele gliedern oder regionalen und zeitlichen Bezug haben.
2. Mittelplanung
Ressourcen
Sie bezieht sich auf Menschen, Maschinen, Werkzeuge und Material – und nicht nur auf die finanziellen Mittel. Dass gerade letztere im Mittelpunkt stehen, mag damit zusammenhängen, dass die Budgetrechnung der älteste Typ formaler Planung ist. Dabei schätzt man die Ergebnisse voraus, wägt Umsätze und Kosten und schlussfolgert daraus – vereinfacht ausgedrückt – auf Gewinn oder Verlust, auf Finanzbedarf oder Finanzüberschuss. Die Mittelplanung soll einen Überblick über die Kapazitäten geben. Sie bezieht sich auf alle zur Ausführung nötigen Mittel.
3. Wegeplanung
Wege
Sie sucht den günstigsten Weg, um das Ziel zu erreichen, und ist ihrerseits von der Mittelplanung abhängig. Insofern verengen sich ihre Möglichkeiten beträchtlich.
4. Zeitplanung
Zeit
Die Zeitplanung legt den zeitlichen Rahmen vom Start bis zum Ziel fest. Zu diesem Zweck nennt sie Etappen, Termine, Anfangs- und Endpunkte. Zusammen mit der Wegeplanung ergibt sie einen Ablaufplan, der den zeitsparendsten Weg aufzeigt.
1.5 Stufen des Planungsprozesses
Drei Stufen
Der Planungsprozess durchläuft grob diese drei Stufen:
1. Setzen von Zielen (Ziel der Planung)
2. Festlegen von Maßnahmen (Planen und Entscheiden)
3. Kontrolle des Erreichten im Hinblick auf die Zielsetzung
Ablauf des Planungsprozesses
Erfolg kontrollieren
Dabei ist die letzte Stufe (Kontrolle) nicht so unmittelbar einleuchtend wie die beiden ersten. Machen wir uns deshalb klar: Die Maßnahmen müssen auf das Ziel ausgerichtet sein. Bei der Verfolgung unseres Plans müssen wir daher ständig prüfen, ob wir mit den ergriffenen Maßnahmen das Ziel auch tatsächlich erreichen. Nur so können wir bei Abweichungen vom Kurs steuernd eingreifen. Diese letzte Stufe ist also zur Sicherstellung der Zielerreichung unerlässlich.
Stufe 1: Setzen von Zielen
Richtung abstecken
Planung dient dem Erreichen eines Zieles. Darum muss man sich zunächst einmal klarmachen, was man überhaupt erreichen will. Dieser Punkt ist entscheidend für die gesamte Planung. Alle weiteren Planungsaktivitäten orientieren sich daran. Für diese Planungsstufe gilt im Prinzip das, was man unter Orientierung versteht, nämlich Abstecken der Richtung, um Fehlanalysen und ihnen folgende Blindleistung zu vermeiden.
Bei der Festlegung von Planungszielen ist zu beachten:
1. Planungsziele müssen exakt und eindeutig formuliert sein.
2. Die Ziele müssen realistisch sein.
Stufe 2: Festlegen von Maßnahmen
Nachdem Sie Ihr Ziel festgelegt haben, fragen Sie sich: Wie kann ich es erreichen? Das Festlegen der Maßnahmen vollzieht sich in mehreren Schritten:
Situation analysieren